Prestations

Le Service intercommunal d’archivage fournit d’une part des prestations communes à l’ensemble des membres de la Convention, d’autre part des prestations spécifiques à chaque commune membre en fonction de ses besoins et des ressources qu’elle dispose pour l’archivage.

Tâches mutualisées

Les tâches mutualisées pour l’ensemble des communes membres consistent à :

  • faire de la veille sur l’évolution de l’environnement légal et des pratiques archivistiques (notamment dans un contexte de plus en plus électronique) et diffuser les informations importantes aux membres de la Convention,
  • représenter et défendre les intérêts des communes membres auprès des institutions partenaires comme les Archives de l’État de Neuchâtel, les autres services d’archives communales, le service informatique des communes neuchâteloises, les associations professionnelles (notamment l’Association des archivistes suisses),
  • harmoniser et concevoir des outils et méthodes d’archivage (plan de classement, outil d’inventaire, règlements) réutilisables dans les autres communes, moyennant quelques adaptations,
  • assurer la préservation et la valorisation des patrimoines archivistiques des communes membres de la Convention.

Travaux d’archivage spécifiques à chaque commune

Pour les travaux d’archivage spécifiques à chaque commune, ceux-ci sont menés par les archivistes en fonction des compétences nécessaires et portent essentiellement sur les activités de soutien à la gestion documentaire, d’archivage intermédiaire et définitif et de mise en valeur des archives. Ces activités de soutien s’entendent aussi bien pour les documents et archives sous format papier qu’électronique.

Conseil et suivi en gestion documentaire

Dès la production de documents, le SIAr offre les prestations suivantes en soutien aux autorités et au personnel communal :

  • Conception et adaptation de directives et procédures en gestion documentaire,
  • Conception et adaptation du plan d’archivage (plan de classement et règles de conservation),
  • Accompagnement dans le choix et le paramétrage d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED),
  • Formation du personnel communal et réponses aux questions.

Plus d’informations sur la démarche par docuteam

Archivage intermédiaire et définitif (papier et électronique)

L’archivage proprement dit consiste à faire de l’évaluation et du traitement des dossiers clos en soutien aux services administratifs et au personnel communal. Concrètement, cela consiste à faire du tri (donc des éliminations) tout en conservant une trace de ces choix, à transférer les dossiers dans les dépôts ad-hoc, à faire des versements documentés aux archives communales, à décrire les archives dans un inventaire selon les normes archivistiques et les reconditionner dans du matériel adéquat.
Plus d’informations sur la démarche par docuteam

SIAr 830-2019 008
Archives en cours de traitement.

Le SIAr ne propose aucune solution de conservation des archives papier. Les archives et documents restent dans les dépôts des membres de la Convention.

En attendant que les Archives de l’État de Neuchâtel mettent à disposition une solution pour l’archivage électronique, le SIAr a décidé d’utiliser la plateforme docuteam cosmos pour permettre la préservation des données numériques et des documents numérisés des communes membres. On trouvera ces objets numériques directement dans l’inventaire publié des archives de chaque commune.

Diffusion des archives

Le SIAr utilise la plateforme docuteam webgate pour publier en ligne les inventaires d’archives et certains documents numériques. Un accès public permet à tout en chacun de faire des recherches dans les inventaires publiés et les communes membres disposent d’un accès sécurisé pour retrouver des données non publiques.

En fonction des priorités de chaque commune, le SIAr aide à valoriser l’information qui vaut la peine d’être diffusée, quelle qu’en soit la forme (photographies anciennes, états nominatifs de la population, plans, etc.).