Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Règlement type pour les archives communales

La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.

Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.

Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.

L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.

Guides de recherche

Nous mettons à disposition du public quelques guides de recherche pour aider à comprendre comment fonctionnent les communes neuchâteloises : anciennes communautés (corporations et autres), municipalités, communes actuelles et groupements intercommunaux.

On trouvera en particulier un guide pour retrouver des personnes liées à une commune et un autre guide pour retrouver des informations sur des bâtiments, monuments et autres sites sur territoire communal. Toute suggestion nouvelle est bienvenue.

Ces guides sont vus comme généralistes pour expliquer aux chercheurs et chercheuses ce qu’on peut trouver dans les archives communales, et ce qu’on n’y trouvera pas, avant de commencer à consulter les inventaires des archives de chaque commune.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.

Le SIAr dans Wikipédia et Cie

À l’occasion de la Semaine internationale des archives 2019 (#IAW19) qui a eu lieu du 3 au 9 juin, l’Association des archivistes suisses (AAS) et Wikimedia CH ont profité de lancer un appel à améliorer la présence des archives suisses sur Wikipédia, Wikimedia Commons et Wikidata.

Le Service intercommunal d’archivage a profité de contribuer à cette semaine sur deux fronts.

D’une part le SIAr a expliqué son fonctionnement dans une page de l’encyclopédie Wikipédia en français, a téléchargé quelques images des dépôts dans Wikimedia Commons et a complété la base de données Wikidata avec les données à disposition sur le SIAr lui-même et sur les communes membres (en complétant notamment les informations sur les fusions des communes membres, et qui archivait quoi avec un lien vers nos inventaires d’archives en ligne) (visualiser ce travail avec l’outil Reasonator). Cette démarche a pour but de partager le résultat de nos travaux avec la communauté internationale et de rendre le SIAr plus visible dans l’environnement archivistique suisse et neuchâtelois.

Map Swiss Archives

Par ailleurs, le SIAr a essayé d’utiliser les données entrées dans les éléments Wikidata pour notamment localiser les communes membres (et ex-membres) sur son site web (voir ici) et créer un tableau des groupements intercommunaux neuchâtelois dont nous avons connaissance et la commune qui se charge de les archives (essais ici).

La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr

La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.

Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !

10 ans – rétrospective et perspective

Cela fait 10 ans, bientôt, que la Convention intercommunale relative à la constitution d’un poste d’archiviste intercommunal a vu le jour. Fédérant au début les ressources de 3 communes (Chézard-Saint-Martin, Corcelles-Cormondrèche et Cortaillod), elle est devenue en 2012 le Service intercommunal d’archivage (SIAr) que nous connaissons et regroupe 12 communes en 2018, dont un tiers sont des communes récemment fusionnées.

Pour en savoir plus, lire le rapport : Service intercommunal d’archivage (SIAr) 10 ans – rétrospective et perspective

Un grand merci à toutes les communes qui ont pris part à cette aventure archivistique inédite.

La Commune de Saint-Blaise adhère au SIAr

La Commune de Saint-Blaise (environ 3’000 habitants) rejoint la Convention en 2018.

Le SIAr commencera ses travaux par du traitement des archives papier (tri, inventaire, réorganisation du dépôt), puis soutiendra la Commune dans la gestion de ses dossiers courants et la mise en valeur de ses archives.

Nous lui souhaitons la bienvenue !

La Commune de La Grande Béroche adhère au SIAr

La Commune de La Grande Béroche (environ 9’000 habitants), née au 1er janvier 2018 de la fusion de six communes (Bevaix, Gorgier, Saint-Aubin-Sauges, Fresens, Montalchez et Vaumarcus-Vernéaz), rejoint en 2018 la Convention. Nous lui souhaitons la bienvenue !

L’ancienne commune de Saint-Aubin-Sauges avait bénéficié des services du SIAr depuis 2010.

Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour La Grande Béroche seront dans le domaine de la gestion de l’information (conception d’un plan d’archivage fonctionnel pour l’ensemble de la production documentaire de la commune) et de la rationalisation des dépôts de conservation.

Archives communales de Val-de-Ruz: nouveau guide de recherche

Suite à la publication en ligne d’une partie des inventaires des anciennes communes de Val-de-Ruz, un nouveau guide de recherche a été rédigé. Ce dernier permet de guider tout un chacun parmi les 7’000 notices publiées à ce jour.

Journée suisse et internationale des archives (9 juin 2017)

IAD17-02

Le Service intercommunal d’archivage participera à la Journée suisse et internationale des archives du 9 juin prochain, en inaugurant la publication en ligne et en accès libre de plusieurs inventaires d’archives de communes neuchâteloises dont il s’occupe.

Journée suisse et internationale des archives

Le 9 juin est la date retenue comme Journée internationale des archives depuis 2008. Cette date fait référence à la création du Conseil international des archives, le 9 juin 1948. La Journée suisse des archives se fête quant à elle tous les cinq ans et coïncide cette année pour la première fois avec la date de celle internationale.

Publication en ligne

La publication des inventaires d’archives définitives se fera, dès le 9 juin, par le biais du portail docuteam webgate. Les communes dont des inventaires seront publiés seront les suivantes : Corcelles-Cormondrèche, Cornaux et Val-de-Ruz.
Les inventaires publiés ne présenteront que des descriptions. Aucune image n’est associée à ces descriptions. Les inventaires resteront accessibles après le 9 juin. La consultation de documents se fait sur demande et sur place.

Hashtag international de la Journée : #IAD17
Site internet de la Journée suisse des archives : vsa-aas.ch
Voir aussi : le communiqué de presse du SIAr

Ouverture du carnet de recherche du SIAr

Le SIAr vient d’ouvrir officiellement son carnet de recherche : siar.hypotheses.org

Cet espace vise à donner une visibilité à nos travaux. Les réflexions qui y trouvent s’adressent plus aux archivistes que celles publiées sur notre site web comme en témoigne l’article publié hier intitulé “De l’intérêt de la cotation multiple en archivistique“.

Il s’agit d’un espace important pour renseigner les options que nous prenons au jour le jour dans nos travaux et pour les soumettre à la discussion au sein de notre communauté professionnelle.
N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques.

La Commune de La Tène adhère au SIAr

La Commune de La Tène (4’920 habitants en 2015, District de Neuchâtel) rejoint en 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la cinquième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges, Val-de-Ruz et Milvignes à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons la bienvenue !

Le SIAr: un ovni dans le paysage archivistique suisse

Le SIAr a fait récemment l’objet d’une présentation détaillée sous le titre Le SIAr: un ovni dans le paysage archivistique suisse (p. 32-33) dans la revue suisse professionnelle Arbido dans son numéro 2016/2 intitulé « Délocalisé, acheté, externalisé ».

Commune de Milvignes – adhésion

La Commune de Milvignes (9’067 habitants en 2015, District de Boudry) a rejoint le 1er janvier 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la quatrième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges et Val-de-Ruz à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !

Quid des archives communales en cas de fusion ?

Le 29 novembre prochain, les citoyens de sept communes de l’Entre-deux-Lacs (Cornaux, Cressier, Le Landeron, Enges, La Tène, Lignières et Saint-Blaise) et ceux de deux communes du district de Boudry, Rochefort et Brot-Dessous, se prononceront sur deux éventuelles fusions de communes. Quatre d’entre elles font d’ores et déjà partie du SIAr : Cornaux, Cressier, Enges et Rochefort.

Nous présentons ci-dessous quelques pistes pour que l’archivage de la nouvelle commune (en cas de vote positif) se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Dans le guide d’archivage pour les communes neuchâteloises (le point 8 concerne la fusion de communes), édité par les Archives de l’État de Neuchâtel (2013), quelques recommandations ont été mises en avant : « Lors de la fusion de communes, il est nécessaire de prévoir le transfert des dossiers administratifs et des archives au même titre que les ressources humaines, financières et matérielles. […] Il est donc recommandé que dans la convention de fusion, la prise en compte et le transfert des archives communales soient spécifiés. L’objectif est d’une part de permettre à la nouvelle commune de disposer des dossiers dont elle a besoin pour démarrer ses activités, et d’autre part, d’éviter à tout prix le mélange des archives des anciennes communes ou leur abandon. La fusion est également l’occasion de revoir la gestion des archives et de mettre en place ou d’améliorer l’organisation de l’archivage. »

Quatre points sont abordés :

  • le respect de la provenance des archives : distinguer les archives des anciennes communes et de la nouvelle.
  • la prise en compte des différents système informatiques.
  • les locaux.
  • le transfert des dites archives.

Dans le canton de Vaud, les Archives cantonales vaudoises ont également publié des instructions en cas de fusion pour faciliter la transition ( on trouve ces infromations au sein de l’une des formation continue proposée et dans le Guide pratique de gestion des archives communales. En voici les éléments principaux :

  • Pratiques élémentaires : clore les dossiers, lister les archives, ne pas mélanger les documents.
  • Création d’une équipe de transition (administrateur, chefs de service, archiviste, responsable informatique).
  • Etat de la situation (locaux, procédures, outils de gestion, inventaire).
  • Formulation de recommandations (mandataire externe, formation continue, calendrier de conservation, centralisation des locaux).
  • Etablissement des besoins de la nouvelle commune.
  • Suivi de la démarche (contacts, entretiens).

Enfin, selon notre expérience, il apparaît très précieux que, lors des préparatifs en vue du démarrage de la nouvelle commune, des forces suffisantes soient attribuées à l’élaboration d’un nouveau plan de classement des documents (avec durées de conservation liées) , ainsi que la mise au point de règles et de manuels de gestion de ces derniers. Cela garantit de partir sur de bonnes bases et par là d’économiser du temps et de l’argent.

Ces quelques conseils et ressources pour la future commune de l’Entre-deux-Lacs sont bien entendu valables pour d’éventuelles autres fusions qui se produiraient dans un avenir proche.

Le SIAr se domicilie à l’administration communale de Corcelles-Cormondrèche

Suite au déménagement (voir annonce) du bureau romand de l’entreprise docuteam, qui prend en charge la gestion du Service intercommunal d’archivage, le SIAr sera domicilié dès à présent à l’administration de la Commune de Corcelles-Cormondrèche.
Notre nouvelle adresse sera donc :

Service intercommunal d’archivage
c/o Commune de Corcelles-Cormondrèche
Rue de la Croix 7
2035 Corcelles

Qu’est-ce que le *Rotóialon?

Selon les chercheurs Éric Siegrist et Wulf Müller, l’étymon à l’origine du Ruz de notre Val-de-Ruz serait *Rotóialon, nom primitif reconstruit d’un habitat préromain à la lisière est de Coffrane. Mais que signifie ce nom ? Si l’onomastique vous intéresse et que vous souhaitez découvrir l’histoire de ce toponyme, la Revue historique neuchâteloise, dans son premier cahier 2015, publie un article de Éric Siegrist sur ce sujet : « Le nom de *Rotóialon, à l’origine de Ruz : essai d’étymologie comparée et au vu de l’hydrographie ancienne du glacis de Coffrane ».
Cette analyse vient compléter celle qu’il avait donnée dans la même revue en 2009, avec Wulf Müller, dans un article intitulé « À la recherche de Ruz au Val-de-Ruz : un mystère éclairci »…
Pour commander le numéro de l’année en cours, vous pouvez adresser un courrier électronique à N. Aubert à l’adresse suivante : nacths (a) vtx.ch. Les autres numéros peuvent être commandés à la Bibliothèque publique et universitaire, place Numa-Droz, à Neuchâtel, ou par courrier électronique à l’adresse histoirene (a) gmail.com.
Bonne lecture !

Le SIAr partage des images sur la plate-forme notrehistoire.ch

À l’occasion de la Journée internationale des Archives (#IAD15) du 9 juin 2015, le SIAr a ouvert un compte sur notrehistoire.ch, la plate-forme participative dédiée au partage de contenus audiovisuels issus de fonds familiaux et institutionnels de Suisse romande.

Le profil du SIAr sur notrehistoire.ch

Nous y posterons des images librement consultables que nous trouverons au gré de nos travaux dans les fonds d’archives des communes du SIAr. Pour lancer notre compte, nous y avons publié quelques photographies de classes des écoles de Dombresson (archives de la Commune de Val-de-Ruz) de la première partie du XXe siècle.

Dombresson_classe_vers1940

Les documents partagés sur notrehistoire.ch sont accessibles à chaque internaute. Toutefois, comme notrehistoire.ch est aussi un réseau social, chacun peut y ouvrir un compte afin de partager ses propres images et échanger autour de groupes d’intérêt liés à des personnalités, des lieux, des événements et des faits de la vie quotidienne (par exemple les écoles).

Afin que les archives du SIAr vous appartiennent pleinement, rejoignez-nous sur notrehistoire.ch pour enrichir ensemble la mémoire (audiovisuelle) neuchâteloise !

Vous pourrez également retrouver ces photographies et une demi douzaine d’autres, ainsi que des plans, une maquette du village et bien d’autres aspects  (concernant notamment la foire, les commerces, le temple, les anciens noms de familles, les lieux-dits, …) développés par les enfants des classes de Dombresson et Villiers à l’occasion d’une exposition, ouverte au public, au Collège de Dombresson, du 29 juin au 2 juillet 2015.

Affiche_expo_college_Dombresson_20150610_Bi

Comment réagir face à une inondation dans un local d’archives ?

La solution « séchage maison » s’est imposée à nous la semaine dernière à l’occasion d’un dégât d’eau dans un local du Val-de-Ruz. Heureusement, seules les fourres vides conservées dans des cartons par terre ont subi de légers dommages ; les archives, posées plus en hauteur sur les étagères, n’ont pas pris l’eau.

20150528_100230

Il faut savoir que les inondations ou une humidité trop élevée sont souvent des risques plus fréquents que l’incendie pour la bonne conservation des archives. Ainsi, il est important de surveiller les locaux dans lesquels des documents sont conservés et, en cas de sinistre, d’activer au plus vite des mesures d’urgence.

Le sinistre intervenu au Val-de-Ruz nous conforte dans la conception du plan d’urgence que nous sommes en train de préparer pour les communes du SIAr. Un plan d’urgence est un document qui comprend les risques et des mesures de prévention (contrôle des conditions de conservation et de la sécurité), des mesures d’intervention en cas de sinistre (alarme, coordonnées des intervenants à appeler en cas de sinistre : pompiers, restaurateurs de documents, entreprises de nettoyage, locaux frigorifiques, etc., archives à sauver en priorité, assurances, etc.) et des mesures de restauration après la catastrophe. Des plans d’urgence très détaillés ont été élaborés dans le Canton de Vaud par COSADOCA.

Alors, comment réagir en cas d’inondation ? Idéalement, les archives papier mouillées devraient être congelées au plus vite afin d‘éviter que des moisissures ne s’y développent, et séchées ensuite par lyophilisation. Dans le cas du sinistre au Val-de-Ruz, vu qu’il ne s’agissait pas d’archives, le séchage maison du matériel mouillé nous suffisait.