Don et dépôt d’archives

Les communes peuvent collecter et conserver des archives de provenance externe (les archives privées ou fonds privés), conformément à l’article 12, alinéa 3 de la Loi sur l’archivage.

Ces fonds privés sont essentiellement des archives provenant de sociétés et associations locales, d’entreprises situées sur la commune ou de personnalités ou familles ayant marqué l’histoire communale.

Modalités de don et de dépôt

Les archives privées peuvent être soit données, soit déposées aux archives communales. Il y a une différence juridique entre le don d’archives (au moment du don, ces archives appartiennent à la commune) et le dépôt (les archives restent la propriété du producteur), et donc également quelques différences possibles quant aux modalités de l’archivage et de la consultation de ces archives.

Pour avoir une vision des personnes (physiques ou morales) qu’elles souhaitent documenter, les communes peuvent s’appuyer sur une politique d’acquisition des archives privées (document d’intention).

En cas de don ou de dépôt d’archives privées, nous préconisons de faire signer une convention de don ou de dépôt réglant les obligations en matière d’archivage, de conservation et de consultation des fonds d’archives donnés ou déposés. C’est aussi l’occasion de régler la question des droits d’auteur, afin de prévoir comment réutiliser les œuvres potentielles (droits de reproduction, de communication, etc.).

En cas de volonté de don ou de dépôt de ses archives, il faut prendre contact directement avec la commune concernée.

Comment gérer ses archives privées (quelques recommandations)

Il existe quelques manuels et brochures qui contiennent des conseils et des bonnes pratiques pour la gestion de ses archives, notamment :

Institutions spécialisées

En fonction de l’importance du fonds d’archives ou du support des documents, il existe plusieurs institutions autres que les communes qui peuvent collecter des archives privées :

  • Les Archives de la Vie ordinaire à Neuchâtel pour les personnes et familles ordinaires ayant un lien avec la région neuchâteloise ;
  • Le département audiovisuel (DAV) à la Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fonds pour les photographies, les enregistrements sonores, les films et les vidéos ;
  • Les départements des manuscrits des bibliothèques publiques de Neuchâtel et de La Chaux-de-Fonds ;
  • Les archives cantonales et fédérales ;
  • Certains musées de la région.