Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.
Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.
Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.
Jeudi 4 mai 2023, Gilliane Kern a été invitée par le groupe des archivistes des communes genevoises afin de présenter le système mutualisé de soutien professionnel pour la gestion de l’information et des archives dans les petites et moyennes communes neuchâteloises.
Cette présentation n’a alors pas manqué de faire réagir l’ensemble des personnes présentes. En effet, après une introduction à l’environnement externe et interne des communes neuchâteloises et au fonctionnement du Service intercommunal d’archivage (SIAr), une discussion particulièrement vive et riche a débouché sur le constat que la situation actuelle où seulement 10 des 40 communes genevoises disposent d’un·e archiviste constituait un risque important pour la conservation optimale du patrimoine documentaire et archivistique régional.
Soucieux de proposer des solutions, les spécialistes présent·e·s sont arrivé·e·s aux conclusions suivantes :
Il a également été établi que les Archives d’État constituent un soutien non négligeable pour les archivistes des communes et que leur voix est largement écoutée par les organes dirigeants de ces dernières.
Nous remercions Fiona Rhême (archiviste communale de Chêne-Bougeries, Vandœuvres et Gy) pour l’invitation et l’organisation de cette présentation et nous réjouissons de connaître les suites de cette discussion.
À l’occasion de la semaine des archives en juin 2022, nous avons préparé une présentation en images des activités des archivistes du SIAr dans les communes neuchâteloises.
La Commune du Landeron (4 642 hab. en 2020, région Littoral) a rejoint la Convention en janvier 2023.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle seront dans le domaine de la gestion documentaire avec la conception d’un plan d’archivage sur la base de ce que nous avons élaboré dans les autres communes du canton.
Nous lui souhaitons la bienvenue à la Commune du Landeron !
Pour la première fois, un syndicat intercommunal adhère en tant que tel à la Convention pour un service intercommunal d’archivage (SIAr).
CESCOLE est un centre scolaire situé sur le littoral neuchâtelois et géré par les communes de Milvignes, Cortaillod, Boudry et Rochefort (dont trois sont membres du SIAr). Comme les communes et les autres organismes intercommunaux, CESCOLE est soumis aux exigences légales en matière d’archivage.
Les premiers travaux d’archivage ont consisté à faire du tri dans les dépôts d’archives en particulier pour les anciennes épreuves cantonales : la grande partie des documents a pu être éliminée avec l’accord des Archives de l’État de Neuchâtel, l’échantillon a été versé au Canton qui se charge de l’archivage de ces documents.
Nous sommes heureuxes qu’un organisme intercommunal rejoigne la Convention.
Article dans Littoral Région (ouest neuchâtelois) du 02.12.2022
En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.
À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :
Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.
Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).
Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.
Photo : ArcInfo
Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»
Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !
On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.
Depuis le 4 février, une boîte d’archives fête le centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) en partant à la découverte du riche paysage archivistique de la Suisse et de la principauté du Liechtenstein lors d’un «Archive on tour».
Lors de son étape neuchâteloise du 23 au 25 mars, les Archives de l’État de Neuchâtel ont décidé de mettre en valeur les personnes qui gèrent les archives en glissant dans cette boîte d’archives itinérante des photographies d’archivistes au travail. Car l’archivage ne se fait pas tout seul et les métiers des archives sont variés, comme en témoigne la grande diversité des tâches assumées par les collaborateurs et collaboratrices des services d’archives.
Étape neuchâteloise d’Archive on tour, un aperçu de la diversité des archivistes et de leurs activités (photographie : Archives de l’État de Neuchâtel)
Le Service intercommunal d’archivage (SIAr) est heureux d’avoir participé à cette action de mise en valeur de notre travail. Notre contribution montre d’une part que l’archiviste est présent·e dès la production de l’information par la conception et la mise en œuvre d’outils organisationnels [N.B. Gilliane Kern qui prépare un plan d’archivage à son ordinateur], d’autre part que l’une de ses missions est la conservation des dossiers sur le très long terme [N.B. Gyöngyi Bernaschina dans les dépôts de Val-de-Travers].
Bonne suite de voyage petite boîte, nous te retrouverons avec plaisir en septembre lors de l’assemblée générale de l’Association des archivistes suisses !
Nous nous réjouissons de vous revoir pour une nouvelle année pleine de défis !
Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).
En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.
Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.
Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:
Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.
À l’occasion de la publication en ligne des rapports d’activité du SIAr, les communes membres ont décidé d’utiliser un logo spécifique pour représenter nos travaux. Ce logo évoque la diversité et la richesse des communes membres.
Les rapports d’activité sont accessibles à cette page depuis 2015.
En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.
L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.
Nous souhaitons la bienvenue au Locle !
Peu avant les élections communales du 25 octobre 2020, la presse régionale ArcInfo a consacré un dossier thématique sur les problématiques communales, notamment des articles sur les fusions de communes et un article sur la marge de manœuvre des communes neuchâteloises (article de Daniel Droz du 17 octobre 2020), thématique peu documentée.
Ainsi, de plus en plus de domaines comme la police, les écoles ou le social sont maintenant pilotés par le Canton en collaboration avec les communes, tandis que d’autres domaines comme l’aménagement du territoire, la mobilité, l’accueil de la population, le soutien aux sociétés et entreprises locales, la culture et les sports restent prioritairement gérés par les communes. Ces prérogatives se reflètent bien évidemment dans les activités à organiser en matière de gestion documentaire et dans les dossiers que l’on retrouve dans les archives communales (voir les guides de recherche en archives).
L’histoire et le fonctionnement des institutions communales neuchâteloises (également la question de la coopération intercommunale) mériteraient à notre avis d’être documentés et développés dans de futures recherches.
Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).
Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.
Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)
« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).
Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.
Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).
Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.
Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :
Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.
La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.
Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.
Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.
L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.