2024, année numérique

Depuis 2020, les communes disposent d’une plateforme partagée pour l’archivage numérique (lire billet de 2020). Jusqu’à présent cette solution était utilisée ponctuellement pour la mise en valeur et l’accès à des documents iconographiques numériques (lire un retour d’expérience à ce sujet).

En 2024, nos archivistes ont toutefois dû faire plusieurs versements numériques («ingests» dans le jargon archivistique) pour différentes communes et différents cas de figure.

Photographie en couleur d'un être humain avec un chapeau assis devant 3 écrans d'ordinateurs, des boites d'archives autour de lui.

Un archiviste numérique en action

La solution d’archivage numérique a continué d’être utilisée pour archiver des documents audiovisuels retrouvés dans les archives et qui sont difficilement imprimables, à savoir une vidéo (au format WMV) réalisée par la Maison des jeunes de Bevaix et la capture d’un spectacle à Saint-Blaise numérisée par le club de vidéo de Neuchâtel. Le choix de préserver ces documents est plus lié à une volonté d’information qu’à une obligation : ce sont des témoignages qui racontent des pans de la vie dans les villages qui ne sont pas forcément liés au fonctionnement administratif des administrations communales.

En parallèle, comme les communes utilisent des applications métier pour la gestion de leurs finances et de leur comptabilité (à ce sujet lire notre billet de 2021), certaines d’entre elles (dont la Ville du Locle) ont décidé de ne plus imprimer leurs grands livres comptables qui ont pourtant une valeur archivistique (obligation de les conserver). Les archivistes du SIAr ont donc mis en place une procédure pour récupérer des exports de ces comptes (sous forme PDF et CSV) et les «ingester» dans la solution d’archivage numérique afin de pouvoir les préserver et y accéder durablement. Néanmoins, en raison des délais de protection définis dans la Loi sur l’archivage, la plupart de ces documents ne sont pas encore consultables par le grand public.

Capture d'écran

Résultats d’un «ingest» de grands livres avec l’outil docuteam feeder : certains paquets rencontrent des problèmes pour l’archivage, d’autres non

Archivage électronique des documents écrits et audiovisuels dans les petites communes et les archives culturelles

Lors du module 6 du cycle Pratique archivistique suisse 2024 de l’Association des archivistes suisses qui a eu lieu à Berne le 11 décembre 2024, Gilliane Kern et Jan Krause-Bilvin ont pu partager leur expérience d’archivage numérique dans de petites et moyennes communes avec le modèle mutualisé du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel (dont les communes ont une population entre entre 250 et 18’000 habitant·e·s par commune).

Lors de cette journée organisée par Memoriav, nous avons montré à une vingtaine de participantes comment faire des paquets d’archives audiovisuelles numériques avec l’outil open source docuteam packer (lien vers documentation), puis comment faire des versements numériques (ou «ingest» dans le jargon) avec l’ordonnanceur docuteam feeder (lien vers documentation), et enfin comment consulter ces objets numériques archivés. La plateforme d’archivage numérique du SIAr, en fonction depuis 2020, sert à préserver une multitude de productions numériques (photographies nées numériques ou numérisées, exports d’applications comptables, vidéos numérisées ou nées numériques), mais en petites quantités pour le moment, car les systèmes de gestion électronique des documents en activité dans les communes neuchâteloises ne nous ont pas encore livrés leur dossiers.

Cliquer pour accéder à la présentation

Les autres exemples évoqués lors de cette journée par les autres conférenciers ont été celui des Archives d’État de Saint-Gall qui songent à fournir les communes avec des outils développés par le canton, une association thurgovienne de communes politiques, bourgeoises et scolaires qui met à disposition de ses membres une plateforme pour l’archivage numérique et les recommandations de Memoriav pour l’archivage de documents audiovisuels et numériques par des particuliers (lien vers le petit guide Memoriav).

Il ressort de cette journée que le SIAr est le modèle qui semble le plus avancé en matière de mutualisation pour l’archivage de ses membres et que les petites et moyennes institutions, quelles qu’elles soient, ont meilleur temps de se regrouper pour partager des outils pour l’archivage ainsi que les coûts.

Le Service intercommunal d’archivage – 15 ans au cœur de l’information !

À l’occasion des 15 ans du SIAr, nous avons invité les communes neuchâteloises intéressées à l’archivage et leur avons présenté comment fonctionne le SIAr et ce que font les archivistes avec les archives communales (avec des exemple d’archivage numérique) (consulter la présentation).

Pour les communes et intercommunalités qui le souhaitent, la procédure d’adhésion est décrite sur la page Adhérer. Vous pouvez aussi sans autre nous contacter : siar(at)docuteam.ch.

Des inventaires d’archives dans tous leurs états

Quand il faut vérifier des inventaires d’archives, il faut parfois rester zen.

Ainsi, la Commune de Cortaillod a conservé des inventaires d’archives manuscrits depuis le 17e siècle, inventaires qui sont eux-mêmes décrits comme archives dans les inventaires d’archives plus récents. Facile, non?

Récoler des inventaires, dans le jargon des sciences de l’information, cela signifie vérifier que les descriptions des inventaires correspondent à la réalité des contenants et des archives, ainsi qu’à leur localisation dans les dépôts. Les descriptions à jour sont consignées dans un système d’information archivistique. Ces instruments de recherche sont un outil fondamental pour signaler au public l’existence des archives et permettre d’y accéder, conformément à la loi sur les archives publiques.

Bien qu’à priori un inventaire d’archives n’est pas un document très sexy à voir (c’est un instrument de recherche souvent sous forme de liste de documents avec des dates et parfois des précisions sur le contenu), il n’en reste pas moins fondamental de conserver quelques traces d’inventaires anciens, même (et surtout) quand les informations décrites ne sont plus valables.

Photographie d'un inventaire d'archives avec compactus
Inventaire d’archives tapuscrit (en 2007) avec travées des étagères
Photographie d'un registre ancien
Inventaire d’archives manuscrit (au 31 décembre 1872)
Photographie d'un registre ancien
Inventaire d’archives manuscrit (au 31 décembre 1872)

En effet, l’histoire des institutions communales transparaît souvent dans la manière dont les archives ont été gérées, et donc dans ces anciens inventaires qui, s’ils ne servent plus d’instrument de recherche proprement dit (leurs données ont généralement été reprises dans les inventaires plus récents), témoignent du fonctionnement des institutions passées et du contexte de production de ces anciennes archives.

Constitution d’une cellule de crise neuchâteloise pour les archives

Dans le cadre des tâches qui lui incombent, les Archives de l’État de Neuchâtel s’attèlent à la constitution d’une cellule de crise PBC-Archives pour les différentes institutions neuchâteloises. À ce titre le Service intercommunal d’archivage participe activement à cette démarche.

Plusieurs conventions internationales fixent les principes de la protection des biens culturels, en particulier la Convention de La Haye du 14 mai 1954 pour la PBC en cas de conflit armé, mise en vigueur par l’UNESCO, à laquelle la Confédération suisse a adhéré en 1962.

Comment cela est-il appliqué en Suisse ? La Section Protection des biens culturels de l’Office fédéral de la protection de la population (OFPP) est chargée de conseiller les autorités cantonales et tient un inventaire des biens culturels d’importance nationale et régionale (Inventaire PBC). Chaque canton ensuite désigne une autorité compétente qui désigne les biens culturels situés sur le territoire, élabore une documentation de sécurité et planifie des mesures d’urgence à prendre en cas de sinistre, enfin forme des spécialistes de la protection des biens culturels au sein de la protection civile. Quant aux communes, elles doivent fournir notamment des informations au canton sur les biens culturels à protéger sur leur territoire et exécuter les mesures de protection pour les biens culturels qui sont leur propriété ou qui leur sont confiés.

Depuis quelques années, le canton de Neuchâtel a entrepris de réformer ses procédures en la matière et de mieux encadrer la protection des archives. À cette fin, la Commission cantonale des fonds documentaire (CCFD) a initié un projet de constitution d’un réseau PBC (protection des biens culturels) visant à réunir les institutions en charge de fonds documentaires, de coordonner leurs efforts en matière de conservation préventive et d’intervention en cas de sinistre, et de dégager des synergies dans ce domaines. Les Archives de l’État ont organisé des journées de formation en 2022 et 2024 pour les personnes responsables de collections patrimoniales du canton. À la suite de ces formations, des réflexions sont en cours pour mettre en place à terme une cellule de crise formée et mobilisable pour intervenir en cas de sinistre sur un site patrimonial, comme cela s’est fait dans d’autres cantons.

Les archivistes du SIAr participent donc aux développements en cours afin de faire bénéficier ses membres de cette cellule de crise et de pouvoir répondre au mieux à l’avenir à un sinistre touchant les archives.

Logo du Bouclier bleu servant à identifier les biens culturels protégés.

«Les archives, une aventure de passionnés»

Article de journal

Cliquer sur l’image pour lire l’article en entier.

C’est en ces termes qu’un article de presse de Littoral Région décrit les archivistes du Service intercommunal d’archivage.

Après le reportage de la télévision régionale le 9 juin (voir l’actualité), voici un portrait qui fait fi des clichés habituels de l’archiviste : «Une équipe de passionnés», «Fini le temps des archivistes poussiéreux officiant seuls dans la pénombre d’obscures caves», «un service précurseur et quasi unique en Suisse dans le domaine de la gestion des archives communales», «les archivistes sont de vrais geeks à fond dans leur domaine!»

Un grand merci à Sophie Bourquin d’avoir su ainsi retranscrire si justement notre métier, sans même mettre les pieds dans un dépôt d’archives !

Le SIAr à la télévision régionale neuchâteloise

À l’occasion des 15 ans du Service intercommunal d’archivage pour les communes neuchâteloises, la télévision régionale Canal Alpha est venue filmer nos activités archivistiques à la Commune de Saint-Blaise.

Le résultat est à voir/écouter dans le journal du 9 juin 2024 : Un système d’archivage intercommunal fête ses 15 ans

Merci à Maxime Ducrest (Canal Alpha) pour ce petit reportage, ainsi qu’à Yves Ehret, Valérie Balmer et Valérie Marquis de l’administration communale d’avoir réagi si vite à cette demande de dernière minute.

15 ans déjà que la Convention existe!

À l’occasion de la semaine internationale des archives du 3 au 9 juin 2024, nous souhaitons commémorer les 15 ans d’une solution originale pour l’archivage des communes neuchâteloises.

Le 1er octobre 2009, prenait effet la Convention relative à la constitution d’un service intercommunal d’archivage ratifiée par les conseils communaux de Chézard-Saint-Martin, Corcelles-Cormondrèche et Cortaillod.

La presse régionale de l’époque s’en faisait l’écho dans les articles «Un archiviste pour trois communes» (L’Express du 13 juin 2009) et «Un archiviste professionnel vient au secours de communes du canton» (L’Express du 22 octobres 2009).

15 ans déjà, et ce service qui se porte si bien! Depuis les trois communes des débuts (dont deux n’existent plus du fait des fusions intervenues ces dernières années), ce sont dorénavant quatorze communes et un syndicat intercommunal qui, année après année, renouvellent leur confiance dans le travail des archivistes. Un pari réussi du présent sur le passé pour l’avenir!

Caves avec sacs d'archives et archivistes

Du tri dans les archives après une fusion de communes… (CC BY-SA 4.0, Service intercommunal d’archivage)

Un «petit» service qui offre une large gamme de prestations pour la gestion documentaire ou l’archivage numérique à des communes de tailles variées et qui sert aussi d’exemples dans d’autres cantons pour la mutualisation des solutions déployées.

Photographie de 3 personnes

Les trois administrateurs communaux à l’origine de la Convention (photographiés en 2019)

Un grand merci à Baptiste de Coulon, l’archiviste qui a su lancer ce magnifique outil archivistique, et aux administrateurs communaux Pierre Muhlemann, Jean-Marc Paroz et Patrice Godat pour avoir soutenu avec conviction ce service intercommunal.

Longue vie au SIAr!

150 ans de fusion de communes neuchâteloises

«Elles étaient 73 en 1874, elles ne sont désormais plus que 27. Et même 24 en 2025 après la fusion Laténa. Depuis 2009, les rapprochements entre communes neuchâteloises se sont accélérés. Mais le mouvement avait déjà commencé entre 1875 et 1888.»

Tel est le chapô et le contenu de l’article très fouillé que Nicolas Willemin a consacré à ce sujet dans ArcInfo jeudi 18 janvier 2024 : «Il y a 150 ans, les communes neuchâteloises commençaient à fusionner» (accès payant) et qui vient compléter avec profit la partie historique de l’article Wikipédia «Communes du canton de Neuchâtel».

Carte cadastrale

Avant 1888, Les Bayards se divisaient en deux communes distinctes, Le Grand et Le Petit-Bayard.
SITN – Plan de répartition de folios cadastraux 1860-1890

Parmi ces communes fusionnées de plus en plus nombreuses, la plupart a confié la gestion de ses archives au Service intercommunal d’archivage (SIAr) : Landeron-Combes, Saint-Blaise, La Tène, Val-de-Travers, Milvignes, Val-de-Ruz, Rochefort, La Grande Béroche et Le Locle. Et trois des futures ex-communes qui composeront la future commune de Laténa à partir du 1er janvier 2025 sont actuellement membres du SIAr.

Pour rappel, le «Guide d’archivage pour les communes neuchâteloises» donne quelques pistes toujours pertinentes quant à l’«archivage dans le cadre d’une fusion de communes» (chapitre 8, pp. 46-48).

Les publications sur l’histoire des institutions communales sont encore suffisamment rares pour mériter d’être relevées, d’autant quand elles concernent le canton de Neuchâtel.

À défaut on pourra lire des publications concernant d’autres cantons, notamment l’ouvrage «Secrétaire communal – Histoire d’un métier» (2023) par Anne de Steiger publié par la Société d’histoire du canton de Fribourg, un article d’arbido sur «La multitude des archives communales en Suisse» mentionnant notamment le SIAr (2022) ou, plus ancien, la compilation «Communes et histoire locale» (2013) dans la Revue historique vaudoise. En attendant une histoire de l’intercommunalité…

Une bibliothèque scolaire très précieuse

En faisant du tri d’archives dans le galetas peu éclairé d’une commune neuchâteloise, nos archivistes ont rencontré une ancienne bibliothèque scolaire empoussiérée qui, après analyse par Michel Schlup, ancien directeur de la Bibliothèque publique et universitaire de Neuchâtel et spécialiste des livres anciens, s’est avérée comprendre des documents remarquables et précieux qu’il faut à tout prix préserver.

Parmi ces ouvrages, des copies voire des originaux magnifiquement conservés des Annales historiques du Comté de Neuchâtel et Valangin depuis Jules-César jusqu’en 1722 du pasteur Jonas Boyve ou encore des Châteaux neuchâtelois du maire Huguenin, mais aussi des imprimés de grand intérêt patrimonial, tels que l’ouvrage posthume de l’archéologue Frédéric DuBois de Montperreux – les Antiquités [ou Monuments] de Neuchâtel (1852) – illustré de belles gravures en taille-douce, ou encore les Feuilles d’hygiène, rare et précieux périodique réalisé par le docteur Louis Guillaume dès 1874, sans oublier des livres français du 19e siècle, illustrés de bois debout, etc.

C’est à présent aux autorités communales de se déterminer sur le sort de ces ouvrages rares et précieux qui, s’ils ne sont pas des archives communales au sens strict (selon le principe de provenance cher aux archivistes), nous interrogent néanmoins sur l’archivage du catalogue de ladite bibliothèque (sous forme de registres ou sur fiches ?) que nous n’avons à ce jour pas retrouvé.

Il n’est jamais trop tard pour récupérer de vieux parchemins dans les archives communales

Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.

Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.

Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.

Le «modèle» neuchâtelois suscite intérêt et discussions à Genève

Jeudi 4 mai 2023, Gilliane Kern a été invitée par le groupe des archivistes des communes genevoises afin de présenter le système mutualisé de soutien professionnel pour la gestion de l’information et des archives dans les petites et moyennes communes neuchâteloises.

Cliquer sur l’image pour accéder au support de la présentation.

Cette présentation n’a alors pas manqué de faire réagir l’ensemble des personnes présentes. En effet, après une introduction à l’environnement externe et interne des communes neuchâteloises et au fonctionnement du Service intercommunal d’archivage (SIAr), une discussion particulièrement vive et riche a débouché sur le constat que la situation actuelle où seulement 10 des 40 communes genevoises disposent d’un·e archiviste constituait un risque important pour la conservation optimale du patrimoine documentaire et archivistique régional.

Soucieux de proposer des solutions, les spécialistes présent·e·s sont arrivé·e·s aux conclusions suivantes :

  • Les communes doivent impérativement avoir du personnel professionnel formé pour la gestion de l’information et des archives, notamment dans le cadre de la dématérialisation de l’administration (lors de projets de gestion électronique des documents par exemple).
  • Elles doivent se donner les moyens et ne plus sous-évaluer ces postes afin de les conserver sur le long terme.
  • Elles doivent alors songer à partager les coûts en recrutant collectivement un·e archiviste selon leurs besoins.
  • Elles peuvent également recourir à des archivistes externes en cas de projets extraordinaires.

Il a également été établi que les Archives d’État constituent un soutien non négligeable pour les archivistes des communes et que leur voix est largement écoutée par les organes dirigeants de ces dernières.

Nous remercions Fiona Rhême (archiviste communale de Chêne-Bougeries, Vandœuvres et Gy) pour l’invitation et l’organisation de cette présentation et nous réjouissons de connaître les suites de cette discussion.

La Commune du Landeron adhère au SIAr

Nouveau bâtiment administratif du Landeron (Sandale18, CC BY-SA 4.0 via Wikimedia Commons)

La Commune du Landeron (4 642 hab. en 2020, région Littoral) a rejoint la Convention en janvier 2023.

Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle seront dans le domaine de la gestion documentaire avec la conception d’un plan d’archivage sur la base de ce que nous avons élaboré dans les autres communes du canton.

Exemple de plan d’archivage qui sera conçu avec Le Landeron (outil utilisé : Archiclass)

Nous souhaitons la bienvenue à la Commune du Landeron !

Le centre scolaire CESCOLE adhère au SIAr

Pour la première fois, un syndicat intercommunal adhère en tant que tel à la Convention pour un service intercommunal d’archivage (SIAr).

CESCOLE est un centre scolaire situé sur le littoral neuchâtelois et géré par les communes de Milvignes, Cortaillod, Boudry et Rochefort (dont trois sont membres du SIAr). Comme les communes et les autres organismes intercommunaux, CESCOLE est soumis aux exigences légales en matière d’archivage.

Hall d’entrée du centre scolaire secondaire de Colombier, projet de Jean-Pierre Horni, réalisation en collaboration d’Alfred Habegger (OPAN, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons)

Les premiers travaux d’archivage ont consisté à faire du tri dans les dépôts d’archives en particulier pour les anciennes épreuves cantonales : la grande partie des documents a pu être éliminée avec l’accord des Archives de l’État de Neuchâtel, l’échantillon a été versé au Canton qui se charge de l’archivage de ces documents.

Nous sommes heureuxes qu’un organisme intercommunal rejoigne la Convention.

Dépôt d’archives avant le tri
Épreuves cantonales proposées à l’élimination
Échantillon d’épreuves cantonales à verser aux AEN

Les archivistes vous invitent aux archives le 11 juin 2022

En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.

À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :

  1. Matin (10h-12h, rue du Sentier 15A) – Découverte des dessous du Collège des Vernes à Colombier : visite guidée du collège et présentation du dépôt des archives communales.
  2. Après-midi (13h30-16h30, rue Haute 20) – Atelier d’initiation à l’encyclopédie Wikipédia pour mettre en valeur la patrimoine neuchâtelois (voir programme de l’atelier).

Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.

FLYER Journée des archives 2022 Milvignes

Communiqué de presse

Des archivistes «super-contributrices» à Wikipédia!

Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).

Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.

Photo : ArcInfo

Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»

Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !

On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.

Une boîte d’archives fête les 100 ans de l’AAS

Depuis le 4 février, une boîte d’archives fête le centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) en partant à la découverte du riche paysage archivistique de la Suisse et de la principauté du Liechtenstein lors d’un «Archive on tour».

Lors de son étape neuchâteloise du 23 au 25 mars, les Archives de l’État de Neuchâtel ont décidé de mettre en valeur les personnes qui gèrent les archives en glissant dans cette boîte d’archives itinérante des photographies d’archivistes au travail. Car l’archivage ne se fait pas tout seul et les métiers des archives sont variés, comme en témoigne la grande diversité des tâches assumées par les collaborateurs et collaboratrices des services d’archives.

Étape neuchâteloise d’Archive on tour, un aperçu de la diversité des archivistes et de leurs activités (photographie : Archives de l’État de Neuchâtel)

Le Service intercommunal d’archivage (SIAr) est heureux d’avoir participé à cette action de mise en valeur de notre travail. Notre contribution montre d’une part que l’archiviste est présent·e dès la production de l’information par la conception et la mise en œuvre d’outils organisationnels [N.B. Gilliane Kern qui prépare un plan d’archivage à son ordinateur], d’autre part que l’une de ses missions est la conservation des dossiers sur le très long terme [N.B. Gyöngyi Bernaschina dans les dépôts de Val-de-Travers].

Bonne suite de voyage petite boîte, nous te retrouverons avec plaisir en septembre lors de l’assemblée générale de l’Association des archivistes suisses !