Les archivistes vous invitent aux archives le 11 juin 2022

En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.

À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :

  1. Matin (10h-12h, rue du Sentier 15A) – Découverte des dessous du Collège des Vernes à Colombier : visite guidée du collège et présentation du dépôt des archives communales.
  2. Après-midi (13h30-16h30, rue Haute 20) – Atelier d’initiation à l’encyclopédie Wikipédia pour mettre en valeur la patrimoine neuchâtelois (voir programme de l’atelier).

Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.

FLYER Journée des archives 2022 Milvignes

Communiqué de presse

Des archivistes «super-contributrices» à Wikipédia!

Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).

Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.

Photo : ArcInfo

Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»

Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !

On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.

Une boîte d’archives fête les 100 ans de l’AAS

Depuis le 4 février, une boîte d’archives fête le centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) en partant à la découverte du riche paysage archivistique de la Suisse et de la principauté du Liechtenstein lors d’un «Archive on tour».

Lors de son étape neuchâteloise du 23 au 25 mars, les Archives de l’État de Neuchâtel ont décidé de mettre en valeur les personnes qui gèrent les archives en glissant dans cette boîte d’archives itinérante des photographies d’archivistes au travail. Car l’archivage ne se fait pas tout seul et les métiers des archives sont variés, comme en témoigne la grande diversité des tâches assumées par les collaborateurs et collaboratrices des services d’archives.

Étape neuchâteloise d’Archive on tour, un aperçu de la diversité des archivistes et de leurs activités (photographie : Archives de l’État de Neuchâtel)

Le Service intercommunal d’archivage (SIAr) est heureux d’avoir participé à cette action de mise en valeur de notre travail. Notre contribution montre d’une part que l’archiviste est présent·e dès la production de l’information par la conception et la mise en œuvre d’outils organisationnels [N.B. Gilliane Kern qui prépare un plan d’archivage à son ordinateur], d’autre part que l’une de ses missions est la conservation des dossiers sur le très long terme [N.B. Gyöngyi Bernaschina dans les dépôts de Val-de-Travers].

Bonne suite de voyage petite boîte, nous te retrouverons avec plaisir en septembre lors de l’assemblée générale de l’Association des archivistes suisses !

Là-haut sur la colline, Enges

Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).

En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.

De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:

  • Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre): Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage?
  • Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes: Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal?
  • Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune)?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.

Un logo pour le SIAr

À l’occasion de la publication en ligne des rapports d’activité du SIAr, les communes membres ont décidé d’utiliser un logo spécifique pour représenter nos travaux. Ce logo évoque la diversité et la richesse des communes membres.

Les rapports d’activité sont accessibles à cette page depuis 2015.

La Ville du Locle adhère au SIAr

En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.

L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.

Nous souhaitons la bienvenue au Locle !

Prérogatives des communes neuchâteloises

Peu avant les élections communales du 25 octobre 2020, la presse régionale ArcInfo a consacré un dossier thématique sur les problématiques communales, notamment des articles sur les fusions de communes et un article sur la marge de manœuvre des communes neuchâteloises (article de Daniel Droz du 17 octobre 2020), thématique peu documentée.

Ainsi, de plus en plus de domaines comme la police, les écoles ou le social sont maintenant pilotés par le Canton en collaboration avec les communes, tandis que d’autres domaines comme l’aménagement du territoire, la mobilité, l’accueil de la population, le soutien aux sociétés et entreprises locales, la culture et les sports restent prioritairement gérés par les communes. Ces prérogatives se reflètent bien évidemment dans les activités à organiser en matière de gestion documentaire et dans les dossiers que l’on retrouve dans les archives communales (voir les guides de recherche en archives).

L’histoire et le fonctionnement des institutions communales neuchâteloises (également la question de la coopération intercommunale) mériteraient à notre avis d’être documentés et développés dans de futures recherches.

« Que nous racontent les rues de Milvignes ? » – une histoire des noms de rues documentée aussi par les archives

Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).

Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.

Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)

Une partie des archives de Milvignes à l’honneur dans ArcInfo

« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).

Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.

Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Règlement type pour les archives communales

La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.

Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.

Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.

L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.

Guides de recherche

Nous mettons à disposition du public quelques guides de recherche pour aider à comprendre comment fonctionnent les communes neuchâteloises : anciennes communautés (corporations et autres), municipalités, communes actuelles et groupements intercommunaux.

On trouvera en particulier un guide pour retrouver des personnes liées à une commune et un autre guide pour retrouver des informations sur des bâtiments, monuments et autres sites sur territoire communal. Toute suggestion nouvelle est bienvenue.

Ces guides sont vus comme généralistes pour expliquer aux chercheurs et chercheuses ce qu’on peut trouver dans les archives communales, et ce qu’on n’y trouvera pas, avant de commencer à consulter les inventaires des archives de chaque commune.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.

Le SIAr dans Wikipédia et Cie

À l’occasion de la Semaine internationale des archives 2019 (#IAW19) qui a eu lieu du 3 au 9 juin, l’Association des archivistes suisses (AAS) et Wikimedia CH ont profité de lancer un appel à améliorer la présence des archives suisses sur Wikipédia, Wikimedia Commons et Wikidata.

Le Service intercommunal d’archivage a profité de contribuer à cette semaine sur deux fronts.

D’une part le SIAr a expliqué son fonctionnement dans une page de l’encyclopédie Wikipédia en français, a téléchargé quelques images des dépôts dans Wikimedia Commons et a complété la base de données Wikidata avec les données à disposition sur le SIAr lui-même et sur les communes membres (en complétant notamment les informations sur les fusions des communes membres, et qui archivait quoi avec un lien vers nos inventaires d’archives en ligne) (visualiser ce travail avec l’outil Reasonator). Cette démarche a pour but de partager le résultat de nos travaux avec la communauté internationale et de rendre le SIAr plus visible dans l’environnement archivistique suisse et neuchâtelois.

Map Swiss Archives

Par ailleurs, le SIAr a essayé d’utiliser les données entrées dans les éléments Wikidata pour notamment localiser les communes membres (et ex-membres) sur son site web (voir ici) et créer un tableau des groupements intercommunaux neuchâtelois dont nous avons connaissance et la commune qui se charge de les archives (essais ici).

La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr

La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.

Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !

10 ans – rétrospective et perspective

Cela fait 10 ans, bientôt, que la Convention intercommunale relative à la constitution d’un poste d’archiviste intercommunal a vu le jour. Fédérant au début les ressources de 3 communes (Chézard-Saint-Martin, Corcelles-Cormondrèche et Cortaillod), elle est devenue en 2012 le Service intercommunal d’archivage (SIAr) que nous connaissons et regroupe 12 communes en 2018, dont un tiers sont des communes récemment fusionnées.

Pour en savoir plus, lire le rapport : Service intercommunal d’archivage (SIAr) 10 ans – rétrospective et perspective

Un grand merci à toutes les communes qui ont pris part à cette aventure archivistique inédite.