Archives de catégorie : Types d’archives

2024, année numérique

Depuis 2020, les communes disposent d’une plateforme partagée pour l’archivage numérique (lire billet de 2020). Jusqu’à présent cette solution était utilisée ponctuellement pour la mise en valeur et l’accès à des documents iconographiques numériques (lire un retour d’expérience à ce sujet).

En 2024, nos archivistes ont toutefois dû faire plusieurs versements numériques («ingests» dans le jargon archivistique) pour différentes communes et différents cas de figure.

Photographie en couleur d'un être humain avec un chapeau assis devant 3 écrans d'ordinateurs, des boites d'archives autour de lui.

Un archiviste numérique en action

La solution d’archivage numérique a continué d’être utilisée pour archiver des documents audiovisuels retrouvés dans les archives et qui sont difficilement imprimables, à savoir une vidéo (au format WMV) réalisée par la Maison des jeunes de Bevaix et la capture d’un spectacle à Saint-Blaise numérisée par le club de vidéo de Neuchâtel. Le choix de préserver ces documents est plus lié à une volonté d’information qu’à une obligation : ce sont des témoignages qui racontent des pans de la vie dans les villages qui ne sont pas forcément liés au fonctionnement administratif des administrations communales.

En parallèle, comme les communes utilisent des applications métier pour la gestion de leurs finances et de leur comptabilité (à ce sujet lire notre billet de 2021), certaines d’entre elles (dont la Ville du Locle) ont décidé de ne plus imprimer leurs grands livres comptables qui ont pourtant une valeur archivistique (obligation de les conserver). Les archivistes du SIAr ont donc mis en place une procédure pour récupérer des exports de ces comptes (sous forme PDF et CSV) et les «ingester» dans la solution d’archivage numérique afin de pouvoir les préserver et y accéder durablement. Néanmoins, en raison des délais de protection définis dans la Loi sur l’archivage, la plupart de ces documents ne sont pas encore consultables par le grand public.

Capture d'écran

Résultats d’un «ingest» de grands livres avec l’outil docuteam feeder : certains paquets rencontrent des problèmes pour l’archivage, d’autres non

Archivage électronique des documents écrits et audiovisuels dans les petites communes et les archives culturelles

Lors du module 6 du cycle Pratique archivistique suisse 2024 de l’Association des archivistes suisses qui a eu lieu à Berne le 11 décembre 2024, Gilliane Kern et Jan Krause-Bilvin ont pu partager leur expérience d’archivage numérique dans de petites et moyennes communes avec le modèle mutualisé du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel (dont les communes ont une population entre entre 250 et 18’000 habitant·e·s par commune).

Lors de cette journée organisée par Memoriav, nous avons montré à une vingtaine de participantes comment faire des paquets d’archives audiovisuelles numériques avec l’outil open source docuteam packer (lien vers documentation), puis comment faire des versements numériques (ou «ingest» dans le jargon) avec l’ordonnanceur docuteam feeder (lien vers documentation), et enfin comment consulter ces objets numériques archivés. La plateforme d’archivage numérique du SIAr, en fonction depuis 2020, sert à préserver une multitude de productions numériques (photographies nées numériques ou numérisées, exports d’applications comptables, vidéos numérisées ou nées numériques), mais en petites quantités pour le moment, car les systèmes de gestion électronique des documents en activité dans les communes neuchâteloises ne nous ont pas encore livrés leur dossiers.

Cliquer pour accéder à la présentation

Les autres exemples évoqués lors de cette journée par les autres conférenciers ont été celui des Archives d’État de Saint-Gall qui songent à fournir les communes avec des outils développés par le canton, une association thurgovienne de communes politiques, bourgeoises et scolaires qui met à disposition de ses membres une plateforme pour l’archivage numérique et les recommandations de Memoriav pour l’archivage de documents audiovisuels et numériques par des particuliers (lien vers le petit guide Memoriav).

Il ressort de cette journée que le SIAr est le modèle qui semble le plus avancé en matière de mutualisation pour l’archivage de ses membres et que les petites et moyennes institutions, quelles qu’elles soient, ont meilleur temps de se regrouper pour partager des outils pour l’archivage ainsi que les coûts.

Le Service intercommunal d’archivage – 15 ans au cœur de l’information !

À l’occasion des 15 ans du SIAr, nous avons invité les communes neuchâteloises intéressées à l’archivage et leur avons présenté comment fonctionne le SIAr et ce que font les archivistes avec les archives communales (avec des exemple d’archivage numérique) (consulter la présentation).

Pour les communes et intercommunalités qui le souhaitent, la procédure d’adhésion est décrite sur la page Adhérer. Vous pouvez aussi sans autre nous contacter : siar(at)docuteam.ch.

Une bibliothèque scolaire très précieuse

En faisant du tri d’archives dans le galetas peu éclairé d’une commune neuchâteloise, nos archivistes ont rencontré une ancienne bibliothèque scolaire empoussiérée qui, après analyse par Michel Schlup, ancien directeur de la Bibliothèque publique et universitaire de Neuchâtel et spécialiste des livres anciens, s’est avérée comprendre des documents remarquables et précieux qu’il faut à tout prix préserver.

Parmi ces ouvrages, des copies voire des originaux magnifiquement conservés des Annales historiques du Comté de Neuchâtel et Valangin depuis Jules-César jusqu’en 1722 du pasteur Jonas Boyve ou encore des Châteaux neuchâtelois du maire Huguenin, mais aussi des imprimés de grand intérêt patrimonial, tels que l’ouvrage posthume de l’archéologue Frédéric DuBois de Montperreux – les Antiquités [ou Monuments] de Neuchâtel (1852) – illustré de belles gravures en taille-douce, ou encore les Feuilles d’hygiène, rare et précieux périodique réalisé par le docteur Louis Guillaume dès 1874, sans oublier des livres français du 19e siècle, illustrés de bois debout, etc.

C’est à présent aux autorités communales de se déterminer sur le sort de ces ouvrages rares et précieux qui, s’ils ne sont pas des archives communales au sens strict (selon le principe de provenance cher aux archivistes), nous interrogent néanmoins sur l’archivage du catalogue de ladite bibliothèque (sous forme de registres ou sur fiches ?) que nous n’avons à ce jour pas retrouvé.

Il n’est jamais trop tard pour récupérer de vieux parchemins dans les archives communales

Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.

Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.

Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.

Le «modèle» neuchâtelois suscite intérêt et discussions à Genève

Jeudi 4 mai 2023, Gilliane Kern a été invitée par le groupe des archivistes des communes genevoises afin de présenter le système mutualisé de soutien professionnel pour la gestion de l’information et des archives dans les petites et moyennes communes neuchâteloises.

Cliquer sur l’image pour accéder au support de la présentation.

Cette présentation n’a alors pas manqué de faire réagir l’ensemble des personnes présentes. En effet, après une introduction à l’environnement externe et interne des communes neuchâteloises et au fonctionnement du Service intercommunal d’archivage (SIAr), une discussion particulièrement vive et riche a débouché sur le constat que la situation actuelle où seulement 10 des 40 communes genevoises disposent d’un·e archiviste constituait un risque important pour la conservation optimale du patrimoine documentaire et archivistique régional.

Soucieux de proposer des solutions, les spécialistes présent·e·s sont arrivé·e·s aux conclusions suivantes :

  • Les communes doivent impérativement avoir du personnel professionnel formé pour la gestion de l’information et des archives, notamment dans le cadre de la dématérialisation de l’administration (lors de projets de gestion électronique des documents par exemple).
  • Elles doivent se donner les moyens et ne plus sous-évaluer ces postes afin de les conserver sur le long terme.
  • Elles doivent alors songer à partager les coûts en recrutant collectivement un·e archiviste selon leurs besoins.
  • Elles peuvent également recourir à des archivistes externes en cas de projets extraordinaires.

Il a également été établi que les Archives d’État constituent un soutien non négligeable pour les archivistes des communes et que leur voix est largement écoutée par les organes dirigeants de ces dernières.

Nous remercions Fiona Rhême (archiviste communale de Chêne-Bougeries, Vandœuvres et Gy) pour l’invitation et l’organisation de cette présentation et nous réjouissons de connaître les suites de cette discussion.

Là-haut sur la colline, Enges

Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).

En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.

De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:

  • Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre): Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage?
  • Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes: Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal?
  • Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune)?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.

Don d’archives privées du « Choeur d’hommes des Geneveys-sur-Coffrane et de Coffrane »

Comme s’en est fait l’écho le journal Val-de-Ruz info (no 82, 10 avril 2014, p. 5), la Commune de Val‑de‑Ruz a signé, jeudi 10 avril 2014, avec Monsieur Francis Huguenin (domicilié à Coffrane), une convention de don des archives du « Choeur d’hommes des Geneveys‑sur‑Coffrane et de Coffrane » aux archives communales.

Ce fonds, de quatre mètres linéaires, riche en documents divers, retrace plus de soixante ans d’existence de cette société locale aujourd’hui dissoute, plus connue ces dernières années sous le nom du Coffrano. Le SIAr, en charge de la gestion des archives de la Commune de Val-de-Ruz, se réjouit de cette intiative et remercie Francis Huguenin, dernier président de la société, et sa fille Véronique, d’avoir veillé à la sauvagarde de ce patrimoine. Nous espèrons pouvoir prochainement valoriser ce nouveau fonds d’archives privées qui a reçu la cote M#001 au sein des archives de la commune. Son contenu est dès à présent à la disposition du public, sur rendez-vous, selon les mêmes modalités de consultation que les archives publiques. N’hésitez pas à nous contacter !