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De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:

  • Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre): Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage?
  • Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes: Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal?
  • Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune)?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.