Archives de catégorie : Gestion documentaire

Conseil et suivi en gestion documentaire

De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:

  • Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre): Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage?
  • Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes: Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal?
  • Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune)?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.

La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr

La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.

Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !

Commune de Milvignes – adhésion

La Commune de Milvignes (9’067 habitants en 2015, District de Boudry) a rejoint le 1er janvier 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la quatrième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges et Val-de-Ruz à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !

Quid des archives communales en cas de fusion ?

Le 29 novembre prochain, les citoyens de sept communes de l’Entre-deux-Lacs (Cornaux, Cressier, Le Landeron, Enges, La Tène, Lignières et Saint-Blaise) et ceux de deux communes du district de Boudry, Rochefort et Brot-Dessous, se prononceront sur deux éventuelles fusions de communes. Quatre d’entre elles font d’ores et déjà partie du SIAr : Cornaux, Cressier, Enges et Rochefort.

Nous présentons ci-dessous quelques pistes pour que l’archivage de la nouvelle commune (en cas de vote positif) se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Dans le guide d’archivage pour les communes neuchâteloises (le point 8 concerne la fusion de communes), édité par les Archives de l’État de Neuchâtel (2013), quelques recommandations ont été mises en avant : « Lors de la fusion de communes, il est nécessaire de prévoir le transfert des dossiers administratifs et des archives au même titre que les ressources humaines, financières et matérielles. […] Il est donc recommandé que dans la convention de fusion, la prise en compte et le transfert des archives communales soient spécifiés. L’objectif est d’une part de permettre à la nouvelle commune de disposer des dossiers dont elle a besoin pour démarrer ses activités, et d’autre part, d’éviter à tout prix le mélange des archives des anciennes communes ou leur abandon. La fusion est également l’occasion de revoir la gestion des archives et de mettre en place ou d’améliorer l’organisation de l’archivage. »

Quatre points sont abordés :

  • le respect de la provenance des archives : distinguer les archives des anciennes communes et de la nouvelle.
  • la prise en compte des différents système informatiques.
  • les locaux.
  • le transfert des dites archives.

Dans le canton de Vaud, les Archives cantonales vaudoises ont également publié des instructions en cas de fusion pour faciliter la transition ( on trouve ces infromations au sein de l’une des formation continue proposée et dans le Guide pratique de gestion des archives communales. En voici les éléments principaux :

  • Pratiques élémentaires : clore les dossiers, lister les archives, ne pas mélanger les documents.
  • Création d’une équipe de transition (administrateur, chefs de service, archiviste, responsable informatique).
  • Etat de la situation (locaux, procédures, outils de gestion, inventaire).
  • Formulation de recommandations (mandataire externe, formation continue, calendrier de conservation, centralisation des locaux).
  • Etablissement des besoins de la nouvelle commune.
  • Suivi de la démarche (contacts, entretiens).

Enfin, selon notre expérience, il apparaît très précieux que, lors des préparatifs en vue du démarrage de la nouvelle commune, des forces suffisantes soient attribuées à l’élaboration d’un nouveau plan de classement des documents (avec durées de conservation liées) , ainsi que la mise au point de règles et de manuels de gestion de ces derniers. Cela garantit de partir sur de bonnes bases et par là d’économiser du temps et de l’argent.

Ces quelques conseils et ressources pour la future commune de l’Entre-deux-Lacs sont bien entendu valables pour d’éventuelles autres fusions qui se produiraient dans un avenir proche.

La Commune d’Enges – adhésion

La Commune d’Enges (266 habitants en 2013, District de Neuchâtel) a rejoint en juin 2014 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la deuxième commune neuchâteloise après Cortaillod à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !