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Les archivistes vous invitent aux archives le 11 juin 2022

En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.

À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :

  1. Matin (10h-12h, rue du Sentier 15A) – Découverte des dessous du Collège des Vernes à Colombier : visite guidée du collège et présentation du dépôt des archives communales.
  2. Après-midi (13h30-16h30, rue Haute 20) – Atelier d’initiation à l’encyclopédie Wikipédia pour mettre en valeur la patrimoine neuchâtelois (voir programme de l’atelier).

Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.

FLYER Journée des archives 2022 Milvignes

Des archivistes «super-contributrices» à Wikipédia!

Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).

Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.

Photo : ArcInfo

Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»

Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !

On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.

Là-haut sur la colline, Enges

Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).

En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.

La Ville du Locle adhère au SIAr

En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.

L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.

Nous souhaitons la bienvenue au Locle !

« Que nous racontent les rues de Milvignes ? » – une histoire des noms de rues documentée aussi par les archives

Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).

Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.

Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)

Une partie des archives de Milvignes à l’honneur dans ArcInfo

« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).

Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.

Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Règlement type pour les archives communales

La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.

Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.

Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.

L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.

La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr

La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.

Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !

La Commune de La Grande Béroche adhère au SIAr

La Commune de La Grande Béroche (environ 9’000 habitants), née au 1er janvier 2018 de la fusion de six communes (Bevaix, Gorgier, Saint-Aubin-Sauges, Fresens, Montalchez et Vaumarcus-Vernéaz), rejoint en 2018 la Convention. Nous lui souhaitons la bienvenue !

L’ancienne commune de Saint-Aubin-Sauges avait bénéficié des services du SIAr depuis 2010.

Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour La Grande Béroche seront dans le domaine de la gestion de l’information (conception d’un plan d’archivage fonctionnel pour l’ensemble de la production documentaire de la commune) et de la rationalisation des dépôts de conservation.

Journée suisse et internationale des archives (9 juin 2017)

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Le Service intercommunal d’archivage participera à la Journée suisse et internationale des archives du 9 juin prochain, en inaugurant la publication en ligne et en accès libre de plusieurs inventaires d’archives de communes neuchâteloises dont il s’occupe.

Journée suisse et internationale des archives

Le 9 juin est la date retenue comme Journée internationale des archives depuis 2008. Cette date fait référence à la création du Conseil international des archives, le 9 juin 1948. La Journée suisse des archives se fête quant à elle tous les cinq ans et coïncide cette année pour la première fois avec la date de celle internationale.

Publication en ligne

La publication des inventaires d’archives définitives se fera, dès le 9 juin, par le biais du portail docuteam webgate. Les communes dont des inventaires seront publiés seront les suivantes : Corcelles-Cormondrèche, Cornaux et Val-de-Ruz.
Les inventaires publiés ne présenteront que des descriptions. Aucune image n’est associée à ces descriptions. Les inventaires resteront accessibles après le 9 juin. La consultation de documents se fait sur demande et sur place.

Hashtag international de la Journée : #IAD17
Site internet de la Journée suisse des archives : vsa-aas.ch
Voir aussi : le communiqué de presse du SIAr

La Commune de La Tène adhère au SIAr

La Commune de La Tène (4’920 habitants en 2015, District de Neuchâtel) rejoint en 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la cinquième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges, Val-de-Ruz et Milvignes à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons la bienvenue !

Commune de Milvignes – adhésion

La Commune de Milvignes (9’067 habitants en 2015, District de Boudry) a rejoint le 1er janvier 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la quatrième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges et Val-de-Ruz à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !

Quid des archives communales en cas de fusion ?

Le 29 novembre prochain, les citoyens de sept communes de l’Entre-deux-Lacs (Cornaux, Cressier, Le Landeron, Enges, La Tène, Lignières et Saint-Blaise) et ceux de deux communes du district de Boudry, Rochefort et Brot-Dessous, se prononceront sur deux éventuelles fusions de communes. Quatre d’entre elles font d’ores et déjà partie du SIAr : Cornaux, Cressier, Enges et Rochefort.

Nous présentons ci-dessous quelques pistes pour que l’archivage de la nouvelle commune (en cas de vote positif) se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Dans le guide d’archivage pour les communes neuchâteloises (le point 8 concerne la fusion de communes), édité par les Archives de l’État de Neuchâtel (2013), quelques recommandations ont été mises en avant : « Lors de la fusion de communes, il est nécessaire de prévoir le transfert des dossiers administratifs et des archives au même titre que les ressources humaines, financières et matérielles. […] Il est donc recommandé que dans la convention de fusion, la prise en compte et le transfert des archives communales soient spécifiés. L’objectif est d’une part de permettre à la nouvelle commune de disposer des dossiers dont elle a besoin pour démarrer ses activités, et d’autre part, d’éviter à tout prix le mélange des archives des anciennes communes ou leur abandon. La fusion est également l’occasion de revoir la gestion des archives et de mettre en place ou d’améliorer l’organisation de l’archivage. »

Quatre points sont abordés :

  • le respect de la provenance des archives : distinguer les archives des anciennes communes et de la nouvelle.
  • la prise en compte des différents système informatiques.
  • les locaux.
  • le transfert des dites archives.

Dans le canton de Vaud, les Archives cantonales vaudoises ont également publié des instructions en cas de fusion pour faciliter la transition ( on trouve ces infromations au sein de l’une des formation continue proposée et dans le Guide pratique de gestion des archives communales. En voici les éléments principaux :

  • Pratiques élémentaires : clore les dossiers, lister les archives, ne pas mélanger les documents.
  • Création d’une équipe de transition (administrateur, chefs de service, archiviste, responsable informatique).
  • Etat de la situation (locaux, procédures, outils de gestion, inventaire).
  • Formulation de recommandations (mandataire externe, formation continue, calendrier de conservation, centralisation des locaux).
  • Etablissement des besoins de la nouvelle commune.
  • Suivi de la démarche (contacts, entretiens).

Enfin, selon notre expérience, il apparaît très précieux que, lors des préparatifs en vue du démarrage de la nouvelle commune, des forces suffisantes soient attribuées à l’élaboration d’un nouveau plan de classement des documents (avec durées de conservation liées) , ainsi que la mise au point de règles et de manuels de gestion de ces derniers. Cela garantit de partir sur de bonnes bases et par là d’économiser du temps et de l’argent.

Ces quelques conseils et ressources pour la future commune de l’Entre-deux-Lacs sont bien entendu valables pour d’éventuelles autres fusions qui se produiraient dans un avenir proche.

Le SIAr se domicilie à l’administration communale de Corcelles-Cormondrèche

Suite au déménagement (voir annonce) du bureau romand de l’entreprise docuteam, qui prend en charge la gestion du Service intercommunal d’archivage, le SIAr sera domicilié dès à présent à l’administration de la Commune de Corcelles-Cormondrèche.
Notre nouvelle adresse sera donc :

Service intercommunal d’archivage
c/o Commune de Corcelles-Cormondrèche
Rue de la Croix 7
2035 Corcelles

Qu’est-ce que le *Rotóialon?

Selon les chercheurs Éric Siegrist et Wulf Müller, l’étymon à l’origine du Ruz de notre Val-de-Ruz serait *Rotóialon, nom primitif reconstruit d’un habitat préromain à la lisière est de Coffrane. Mais que signifie ce nom ? Si l’onomastique vous intéresse et que vous souhaitez découvrir l’histoire de ce toponyme, la Revue historique neuchâteloise, dans son premier cahier 2015, publie un article de Éric Siegrist sur ce sujet : « Le nom de *Rotóialon, à l’origine de Ruz : essai d’étymologie comparée et au vu de l’hydrographie ancienne du glacis de Coffrane ».
Cette analyse vient compléter celle qu’il avait donnée dans la même revue en 2009, avec Wulf Müller, dans un article intitulé « À la recherche de Ruz au Val-de-Ruz : un mystère éclairci »…
Pour commander le numéro de l’année en cours, vous pouvez adresser un courrier électronique à N. Aubert à l’adresse suivante : nacths (a) vtx.ch. Les autres numéros peuvent être commandés à la Bibliothèque publique et universitaire, place Numa-Droz, à Neuchâtel, ou par courrier électronique à l’adresse histoirene (a) gmail.com.
Bonne lecture !

Le SIAr partage des images sur la plate-forme notrehistoire.ch

À l’occasion de la Journée internationale des Archives (#IAD15) du 9 juin 2015, le SIAr a ouvert un compte sur notrehistoire.ch, la plate-forme participative dédiée au partage de contenus audiovisuels issus de fonds familiaux et institutionnels de Suisse romande.

Le profil du SIAr sur notrehistoire.ch

Nous y posterons des images librement consultables que nous trouverons au gré de nos travaux dans les fonds d’archives des communes du SIAr. Pour lancer notre compte, nous y avons publié quelques photographies de classes des écoles de Dombresson (archives de la Commune de Val-de-Ruz) de la première partie du XXe siècle.

Dombresson_classe_vers1940

Les documents partagés sur notrehistoire.ch sont accessibles à chaque internaute. Toutefois, comme notrehistoire.ch est aussi un réseau social, chacun peut y ouvrir un compte afin de partager ses propres images et échanger autour de groupes d’intérêt liés à des personnalités, des lieux, des événements et des faits de la vie quotidienne (par exemple les écoles).

Afin que les archives du SIAr vous appartiennent pleinement, rejoignez-nous sur notrehistoire.ch pour enrichir ensemble la mémoire (audiovisuelle) neuchâteloise !

Vous pourrez également retrouver ces photographies et une demi douzaine d’autres, ainsi que des plans, une maquette du village et bien d’autres aspects  (concernant notamment la foire, les commerces, le temple, les anciens noms de familles, les lieux-dits, …) développés par les enfants des classes de Dombresson et Villiers à l’occasion d’une exposition, ouverte au public, au Collège de Dombresson, du 29 juin au 2 juillet 2015.

Affiche_expo_college_Dombresson_20150610_Bi