Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.
Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.
Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.
À l’occasion de la semaine des archives en juin 2022, nous avons préparé une présentation en images des activités des archivistes du SIAr dans les communes neuchâteloises.
La Commune du Landeron (4 642 hab. en 2020, région Littoral) a rejoint la Convention en janvier 2023.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle seront dans le domaine de la gestion documentaire avec la conception d’un plan d’archivage sur la base de ce que nous avons élaboré dans les autres communes du canton.
Nous lui souhaitons la bienvenue à la Commune du Landeron !
Pour la première fois, un syndicat intercommunal adhère en tant que tel à la Convention pour un service intercommunal d’archivage (SIAr).
CESCOLE est un centre scolaire situé sur le littoral neuchâtelois et géré par les communes de Milvignes, Cortaillod, Boudry et Rochefort (dont trois sont membres du SIAr). Comme les communes et les autres organismes intercommunaux, CESCOLE est soumis aux exigences légales en matière d’archivage.
Les premiers travaux d’archivage ont consisté à faire du tri dans les dépôts d’archives en particulier pour les anciennes épreuves cantonales : la grande partie des documents a pu être éliminée avec l’accord des Archives de l’État de Neuchâtel, l’échantillon a été versé au Canton qui se charge de l’archivage de ces documents.
Nous sommes heureuxes qu’un organisme intercommunal rejoigne la Convention.
Article dans Littoral Région (ouest neuchâtelois) du 02.12.2022
En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.
À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :
Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.
Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).
Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.
Photo : ArcInfo
Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»
Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !
On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.
Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).
En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.
En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.
L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.
Nous souhaitons la bienvenue au Locle !
Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).
Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.
Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)
« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).
Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.
Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).
Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.
Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :
Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.
La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.
Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.
Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.
L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.
La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.
Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !
La Commune de Saint-Blaise (environ 3’000 habitants) rejoint la Convention en 2018.
Le SIAr commencera ses travaux par du traitement des archives papier (tri, inventaire, réorganisation du dépôt), puis soutiendra la Commune dans la gestion de ses dossiers courants et la mise en valeur de ses archives.
Nous lui souhaitons la bienvenue !
La Commune de La Grande Béroche (environ 9’000 habitants), née au 1er janvier 2018 de la fusion de six communes (Bevaix, Gorgier, Saint-Aubin-Sauges, Fresens, Montalchez et Vaumarcus-Vernéaz), rejoint en 2018 la Convention. Nous lui souhaitons la bienvenue !
L’ancienne commune de Saint-Aubin-Sauges avait bénéficié des services du SIAr depuis 2010.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour La Grande Béroche seront dans le domaine de la gestion de l’information (conception d’un plan d’archivage fonctionnel pour l’ensemble de la production documentaire de la commune) et de la rationalisation des dépôts de conservation.
Suite à la publication en ligne d’une partie des inventaires des anciennes communes de Val-de-Ruz, un nouveau guide de recherche a été rédigé. Ce dernier permet de guider tout un chacun parmi les 7’000 notices publiées à ce jour.
Le Service intercommunal d’archivage participera à la Journée suisse et internationale des archives du 9 juin prochain, en inaugurant la publication en ligne et en accès libre de plusieurs inventaires d’archives de communes neuchâteloises dont il s’occupe.
Le 9 juin est la date retenue comme Journée internationale des archives depuis 2008. Cette date fait référence à la création du Conseil international des archives, le 9 juin 1948. La Journée suisse des archives se fête quant à elle tous les cinq ans et coïncide cette année pour la première fois avec la date de celle internationale.
La publication des inventaires d’archives définitives se fera, dès le 9 juin, par le biais du portail docuteam webgate. Les communes dont des inventaires seront publiés seront les suivantes : Corcelles-Cormondrèche, Cornaux et Val-de-Ruz.
Les inventaires publiés ne présenteront que des descriptions. Aucune image n’est associée à ces descriptions. Les inventaires resteront accessibles après le 9 juin. La consultation de documents se fait sur demande et sur place.
Hashtag international de la Journée : #IAD17
Site internet de la Journée suisse des archives : vsa-aas.ch
Voir aussi : le communiqué de presse du SIAr
La Commune de La Tène (4’920 habitants en 2015, District de Neuchâtel) rejoint en 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la cinquième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges, Val-de-Ruz et Milvignes à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons la bienvenue !