Archives de catégorie : Prestations

2024, année numérique

Depuis 2020, les communes disposent d’une plateforme partagée pour l’archivage numérique (lire billet de 2020). Jusqu’à présent cette solution était utilisée ponctuellement pour la mise en valeur et l’accès à des documents iconographiques numériques (lire un retour d’expérience à ce sujet).

En 2024, nos archivistes ont toutefois dû faire plusieurs versements numériques («ingests» dans le jargon archivistique) pour différentes communes et différents cas de figure.

Photographie en couleur d'un être humain avec un chapeau assis devant 3 écrans d'ordinateurs, des boites d'archives autour de lui.

Un archiviste numérique en action

La solution d’archivage numérique a continué d’être utilisée pour archiver des documents audiovisuels retrouvés dans les archives et qui sont difficilement imprimables, à savoir une vidéo (au format WMV) réalisée par la Maison des jeunes de Bevaix et la capture d’un spectacle à Saint-Blaise numérisée par le club de vidéo de Neuchâtel. Le choix de préserver ces documents est plus lié à une volonté d’information qu’à une obligation : ce sont des témoignages qui racontent des pans de la vie dans les villages qui ne sont pas forcément liés au fonctionnement administratif des administrations communales.

En parallèle, comme les communes utilisent des applications métier pour la gestion de leurs finances et de leur comptabilité (à ce sujet lire notre billet de 2021), certaines d’entre elles (dont la Ville du Locle) ont décidé de ne plus imprimer leurs grands livres comptables qui ont pourtant une valeur archivistique (obligation de les conserver). Les archivistes du SIAr ont donc mis en place une procédure pour récupérer des exports de ces comptes (sous forme PDF et CSV) et les «ingester» dans la solution d’archivage numérique afin de pouvoir les préserver et y accéder durablement. Néanmoins, en raison des délais de protection définis dans la Loi sur l’archivage, la plupart de ces documents ne sont pas encore consultables par le grand public.

Capture d'écran

Résultats d’un «ingest» de grands livres avec l’outil docuteam feeder : certains paquets rencontrent des problèmes pour l’archivage, d’autres non

Archivage électronique des documents écrits et audiovisuels dans les petites communes et les archives culturelles

Lors du module 6 du cycle Pratique archivistique suisse 2024 de l’Association des archivistes suisses qui a eu lieu à Berne le 11 décembre 2024, Gilliane Kern et Jan Krause-Bilvin ont pu partager leur expérience d’archivage numérique dans de petites et moyennes communes avec le modèle mutualisé du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel (dont les communes ont une population entre entre 250 et 18’000 habitant·e·s par commune).

Lors de cette journée organisée par Memoriav, nous avons montré à une vingtaine de participantes comment faire des paquets d’archives audiovisuelles numériques avec l’outil open source docuteam packer (lien vers documentation), puis comment faire des versements numériques (ou «ingest» dans le jargon) avec l’ordonnanceur docuteam feeder (lien vers documentation), et enfin comment consulter ces objets numériques archivés. La plateforme d’archivage numérique du SIAr, en fonction depuis 2020, sert à préserver une multitude de productions numériques (photographies nées numériques ou numérisées, exports d’applications comptables, vidéos numérisées ou nées numériques), mais en petites quantités pour le moment, car les systèmes de gestion électronique des documents en activité dans les communes neuchâteloises ne nous ont pas encore livrés leur dossiers.

Cliquer pour accéder à la présentation

Les autres exemples évoqués lors de cette journée par les autres conférenciers ont été celui des Archives d’État de Saint-Gall qui songent à fournir les communes avec des outils développés par le canton, une association thurgovienne de communes politiques, bourgeoises et scolaires qui met à disposition de ses membres une plateforme pour l’archivage numérique et les recommandations de Memoriav pour l’archivage de documents audiovisuels et numériques par des particuliers (lien vers le petit guide Memoriav).

Il ressort de cette journée que le SIAr est le modèle qui semble le plus avancé en matière de mutualisation pour l’archivage de ses membres et que les petites et moyennes institutions, quelles qu’elles soient, ont meilleur temps de se regrouper pour partager des outils pour l’archivage ainsi que les coûts.

Le Service intercommunal d’archivage – 15 ans au cœur de l’information !

À l’occasion des 15 ans du SIAr, nous avons invité les communes neuchâteloises intéressées à l’archivage et leur avons présenté comment fonctionne le SIAr et ce que font les archivistes avec les archives communales (avec des exemple d’archivage numérique) (consulter la présentation).

Pour les communes et intercommunalités qui le souhaitent, la procédure d’adhésion est décrite sur la page Adhérer. Vous pouvez aussi sans autre nous contacter : siar(at)docuteam.ch.

Des inventaires d’archives dans tous leurs états

Quand il faut vérifier des inventaires d’archives, il faut parfois rester zen.

Ainsi, la Commune de Cortaillod a conservé des inventaires d’archives manuscrits depuis le 17e siècle, inventaires qui sont eux-mêmes décrits comme archives dans les inventaires d’archives plus récents. Facile, non?

Récoler des inventaires, dans le jargon des sciences de l’information, cela signifie vérifier que les descriptions des inventaires correspondent à la réalité des contenants et des archives, ainsi qu’à leur localisation dans les dépôts. Les descriptions à jour sont consignées dans un système d’information archivistique. Ces instruments de recherche sont un outil fondamental pour signaler au public l’existence des archives et permettre d’y accéder, conformément à la loi sur les archives publiques.

Bien qu’à priori un inventaire d’archives n’est pas un document très sexy à voir (c’est un instrument de recherche souvent sous forme de liste de documents avec des dates et parfois des précisions sur le contenu), il n’en reste pas moins fondamental de conserver quelques traces d’inventaires anciens, même (et surtout) quand les informations décrites ne sont plus valables.

Photographie d'un inventaire d'archives avec compactus
Inventaire d’archives tapuscrit (en 2007) avec travées des étagères
Photographie d'un registre ancien
Inventaire d’archives manuscrit (au 31 décembre 1872)
Photographie d'un registre ancien
Inventaire d’archives manuscrit (au 31 décembre 1872)

En effet, l’histoire des institutions communales transparaît souvent dans la manière dont les archives ont été gérées, et donc dans ces anciens inventaires qui, s’ils ne servent plus d’instrument de recherche proprement dit (leurs données ont généralement été reprises dans les inventaires plus récents), témoignent du fonctionnement des institutions passées et du contexte de production de ces anciennes archives.

Constitution d’une cellule de crise neuchâteloise pour les archives

Dans le cadre des tâches qui lui incombent, les Archives de l’État de Neuchâtel s’attèlent à la constitution d’une cellule de crise PBC-Archives pour les différentes institutions neuchâteloises. À ce titre le Service intercommunal d’archivage participe activement à cette démarche.

Plusieurs conventions internationales fixent les principes de la protection des biens culturels, en particulier la Convention de La Haye du 14 mai 1954 pour la PBC en cas de conflit armé, mise en vigueur par l’UNESCO, à laquelle la Confédération suisse a adhéré en 1962.

Comment cela est-il appliqué en Suisse ? La Section Protection des biens culturels de l’Office fédéral de la protection de la population (OFPP) est chargée de conseiller les autorités cantonales et tient un inventaire des biens culturels d’importance nationale et régionale (Inventaire PBC). Chaque canton ensuite désigne une autorité compétente qui désigne les biens culturels situés sur le territoire, élabore une documentation de sécurité et planifie des mesures d’urgence à prendre en cas de sinistre, enfin forme des spécialistes de la protection des biens culturels au sein de la protection civile. Quant aux communes, elles doivent fournir notamment des informations au canton sur les biens culturels à protéger sur leur territoire et exécuter les mesures de protection pour les biens culturels qui sont leur propriété ou qui leur sont confiés.

Depuis quelques années, le canton de Neuchâtel a entrepris de réformer ses procédures en la matière et de mieux encadrer la protection des archives. À cette fin, la Commission cantonale des fonds documentaire (CCFD) a initié un projet de constitution d’un réseau PBC (protection des biens culturels) visant à réunir les institutions en charge de fonds documentaires, de coordonner leurs efforts en matière de conservation préventive et d’intervention en cas de sinistre, et de dégager des synergies dans ce domaines. Les Archives de l’État ont organisé des journées de formation en 2022 et 2024 pour les personnes responsables de collections patrimoniales du canton. À la suite de ces formations, des réflexions sont en cours pour mettre en place à terme une cellule de crise formée et mobilisable pour intervenir en cas de sinistre sur un site patrimonial, comme cela s’est fait dans d’autres cantons.

Les archivistes du SIAr participent donc aux développements en cours afin de faire bénéficier ses membres de cette cellule de crise et de pouvoir répondre au mieux à l’avenir à un sinistre touchant les archives.

Logo du Bouclier bleu servant à identifier les biens culturels protégés.

«Les archives, une aventure de passionnés»

Article de journal

Cliquer sur l’image pour lire l’article en entier.

C’est en ces termes qu’un article de presse de Littoral Région décrit les archivistes du Service intercommunal d’archivage.

Après le reportage de la télévision régionale le 9 juin (voir l’actualité), voici un portrait qui fait fi des clichés habituels de l’archiviste : «Une équipe de passionnés», «Fini le temps des archivistes poussiéreux officiant seuls dans la pénombre d’obscures caves», «un service précurseur et quasi unique en Suisse dans le domaine de la gestion des archives communales», «les archivistes sont de vrais geeks à fond dans leur domaine!»

Un grand merci à Sophie Bourquin d’avoir su ainsi retranscrire si justement notre métier, sans même mettre les pieds dans un dépôt d’archives !

15 ans déjà que la Convention existe!

À l’occasion de la semaine internationale des archives du 3 au 9 juin 2024, nous souhaitons commémorer les 15 ans d’une solution originale pour l’archivage des communes neuchâteloises.

Le 1er octobre 2009, prenait effet la Convention relative à la constitution d’un service intercommunal d’archivage ratifiée par les conseils communaux de Chézard-Saint-Martin, Corcelles-Cormondrèche et Cortaillod.

La presse régionale de l’époque s’en faisait l’écho dans les articles «Un archiviste pour trois communes» (L’Express du 13 juin 2009) et «Un archiviste professionnel vient au secours de communes du canton» (L’Express du 22 octobres 2009).

15 ans déjà, et ce service qui se porte si bien! Depuis les trois communes des débuts (dont deux n’existent plus du fait des fusions intervenues ces dernières années), ce sont dorénavant quatorze communes et un syndicat intercommunal qui, année après année, renouvellent leur confiance dans le travail des archivistes. Un pari réussi du présent sur le passé pour l’avenir!

Caves avec sacs d'archives et archivistes

Du tri dans les archives après une fusion de communes… (CC BY-SA 4.0, Service intercommunal d’archivage)

Un «petit» service qui offre une large gamme de prestations pour la gestion documentaire ou l’archivage numérique à des communes de tailles variées et qui sert aussi d’exemples dans d’autres cantons pour la mutualisation des solutions déployées.

Photographie de 3 personnes

Les trois administrateurs communaux à l’origine de la Convention (photographiés en 2019)

Un grand merci à Baptiste de Coulon, l’archiviste qui a su lancer ce magnifique outil archivistique, et aux administrateurs communaux Pierre Muhlemann, Jean-Marc Paroz et Patrice Godat pour avoir soutenu avec conviction ce service intercommunal.

Longue vie au SIAr!

Une bibliothèque scolaire très précieuse

En faisant du tri d’archives dans le galetas peu éclairé d’une commune neuchâteloise, nos archivistes ont rencontré une ancienne bibliothèque scolaire empoussiérée qui, après analyse par Michel Schlup, ancien directeur de la Bibliothèque publique et universitaire de Neuchâtel et spécialiste des livres anciens, s’est avérée comprendre des documents remarquables et précieux qu’il faut à tout prix préserver.

Parmi ces ouvrages, des copies voire des originaux magnifiquement conservés des Annales historiques du Comté de Neuchâtel et Valangin depuis Jules-César jusqu’en 1722 du pasteur Jonas Boyve ou encore des Châteaux neuchâtelois du maire Huguenin, mais aussi des imprimés de grand intérêt patrimonial, tels que l’ouvrage posthume de l’archéologue Frédéric DuBois de Montperreux – les Antiquités [ou Monuments] de Neuchâtel (1852) – illustré de belles gravures en taille-douce, ou encore les Feuilles d’hygiène, rare et précieux périodique réalisé par le docteur Louis Guillaume dès 1874, sans oublier des livres français du 19e siècle, illustrés de bois debout, etc.

C’est à présent aux autorités communales de se déterminer sur le sort de ces ouvrages rares et précieux qui, s’ils ne sont pas des archives communales au sens strict (selon le principe de provenance cher aux archivistes), nous interrogent néanmoins sur l’archivage du catalogue de ladite bibliothèque (sous forme de registres ou sur fiches ?) que nous n’avons à ce jour pas retrouvé.

Il n’est jamais trop tard pour récupérer de vieux parchemins dans les archives communales

Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.

Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.

Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.

Le «modèle» neuchâtelois suscite intérêt et discussions à Genève

Jeudi 4 mai 2023, Gilliane Kern a été invitée par le groupe des archivistes des communes genevoises afin de présenter le système mutualisé de soutien professionnel pour la gestion de l’information et des archives dans les petites et moyennes communes neuchâteloises.

Cliquer sur l’image pour accéder au support de la présentation.

Cette présentation n’a alors pas manqué de faire réagir l’ensemble des personnes présentes. En effet, après une introduction à l’environnement externe et interne des communes neuchâteloises et au fonctionnement du Service intercommunal d’archivage (SIAr), une discussion particulièrement vive et riche a débouché sur le constat que la situation actuelle où seulement 10 des 40 communes genevoises disposent d’un·e archiviste constituait un risque important pour la conservation optimale du patrimoine documentaire et archivistique régional.

Soucieux de proposer des solutions, les spécialistes présent·e·s sont arrivé·e·s aux conclusions suivantes :

  • Les communes doivent impérativement avoir du personnel professionnel formé pour la gestion de l’information et des archives, notamment dans le cadre de la dématérialisation de l’administration (lors de projets de gestion électronique des documents par exemple).
  • Elles doivent se donner les moyens et ne plus sous-évaluer ces postes afin de les conserver sur le long terme.
  • Elles doivent alors songer à partager les coûts en recrutant collectivement un·e archiviste selon leurs besoins.
  • Elles peuvent également recourir à des archivistes externes en cas de projets extraordinaires.

Il a également été établi que les Archives d’État constituent un soutien non négligeable pour les archivistes des communes et que leur voix est largement écoutée par les organes dirigeants de ces dernières.

Nous remercions Fiona Rhême (archiviste communale de Chêne-Bougeries, Vandœuvres et Gy) pour l’invitation et l’organisation de cette présentation et nous réjouissons de connaître les suites de cette discussion.

Les archivistes vous invitent aux archives le 11 juin 2022

En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.

À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :

  1. Matin (10h-12h, rue du Sentier 15A) – Découverte des dessous du Collège des Vernes à Colombier : visite guidée du collège et présentation du dépôt des archives communales.
  2. Après-midi (13h30-16h30, rue Haute 20) – Atelier d’initiation à l’encyclopédie Wikipédia pour mettre en valeur la patrimoine neuchâtelois (voir programme de l’atelier).

Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.

FLYER Journée des archives 2022 Milvignes

Communiqué de presse

Des archivistes «super-contributrices» à Wikipédia!

Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).

Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.

Photo : ArcInfo

Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»

Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !

On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.

Là-haut sur la colline, Enges

Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).

En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.

De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:

  • Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre): Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage?
  • Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes: Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal?
  • Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune)?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.

« Que nous racontent les rues de Milvignes ? » – une histoire des noms de rues documentée aussi par les archives

Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).

Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.

Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)

Une partie des archives de Milvignes à l’honneur dans ArcInfo

« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).

Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.

Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Règlement type pour les archives communales

La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.

Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.

Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.

L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.