Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.
Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.
Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.
Jeudi 4 mai 2023, Gilliane Kern a été invitée par le groupe des archivistes des communes genevoises afin de présenter le système mutualisé de soutien professionnel pour la gestion de l’information et des archives dans les petites et moyennes communes neuchâteloises.
Cette présentation n’a alors pas manqué de faire réagir l’ensemble des personnes présentes. En effet, après une introduction à l’environnement externe et interne des communes neuchâteloises et au fonctionnement du Service intercommunal d’archivage (SIAr), une discussion particulièrement vive et riche a débouché sur le constat que la situation actuelle où seulement 10 des 40 communes genevoises disposent d’un·e archiviste constituait un risque important pour la conservation optimale du patrimoine documentaire et archivistique régional.
Soucieux de proposer des solutions, les spécialistes présent·e·s sont arrivé·e·s aux conclusions suivantes :
Il a également été établi que les Archives d’État constituent un soutien non négligeable pour les archivistes des communes et que leur voix est largement écoutée par les organes dirigeants de ces dernières.
Nous remercions Fiona Rhême (archiviste communale de Chêne-Bougeries, Vandœuvres et Gy) pour l’invitation et l’organisation de cette présentation et nous réjouissons de connaître les suites de cette discussion.
À l’occasion de la semaine des archives en juin 2022, nous avons préparé une présentation en images des activités des archivistes du SIAr dans les communes neuchâteloises.
En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.
À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :
Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.
Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).
Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.
Photo : ArcInfo
Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»
Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !
On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.
Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).
En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.
Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.
Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:
Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.
Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).
Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.
Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)
« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).
Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.
Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).
Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.
Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :
Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.
La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.
Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.
Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.
L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.
Nous mettons à disposition du public quelques guides de recherche pour aider à comprendre comment fonctionnent les communes neuchâteloises : anciennes communautés (corporations et autres), municipalités, communes actuelles et groupements intercommunaux.
On trouvera en particulier un guide pour retrouver des personnes liées à une commune et un autre guide pour retrouver des informations sur des bâtiments, monuments et autres sites sur territoire communal. Toute suggestion nouvelle est bienvenue.
Ces guides sont vus comme généralistes pour expliquer aux chercheurs et chercheuses ce qu’on peut trouver dans les archives communales, et ce qu’on n’y trouvera pas, avant de commencer à consulter les inventaires des archives de chaque commune.
L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.
Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?
Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.
La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.
Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !
Suite à la publication en ligne d’une partie des inventaires des anciennes communes de Val-de-Ruz, un nouveau guide de recherche a été rédigé. Ce dernier permet de guider tout un chacun parmi les 7’000 notices publiées à ce jour.
Le SIAr vient d’ouvrir officiellement son carnet de recherche : siar.hypotheses.org
Cet espace vise à donner une visibilité à nos travaux. Les réflexions qui y trouvent s’adressent plus aux archivistes que celles publiées sur notre site web comme en témoigne l’article publié hier intitulé “De l’intérêt de la cotation multiple en archivistique“.
Il s’agit d’un espace important pour renseigner les options que nous prenons au jour le jour dans nos travaux et pour les soumettre à la discussion au sein de notre communauté professionnelle.
N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques.
La Commune de Milvignes (9’067 habitants en 2015, District de Boudry) a rejoint le 1er janvier 2016 la Convention. Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle, seront dans le domaine de la gestion intégrée des documents (GID). Elle sera donc la quatrième commune membre du SIAr après Cortaillod, Enges et Val-de-Ruz à mettre en place ce type d’organisation documentaire avec notre appui. Nous lui souhaitons d’ors et déjà la bienvenue !
Le 29 novembre prochain, les citoyens de sept communes de l’Entre-deux-Lacs (Cornaux, Cressier, Le Landeron, Enges, La Tène, Lignières et Saint-Blaise) et ceux de deux communes du district de Boudry, Rochefort et Brot-Dessous, se prononceront sur deux éventuelles fusions de communes. Quatre d’entre elles font d’ores et déjà partie du SIAr : Cornaux, Cressier, Enges et Rochefort.
Nous présentons ci-dessous quelques pistes pour que l’archivage de la nouvelle commune (en cas de vote positif) se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Dans le guide d’archivage pour les communes neuchâteloises (le point 8 concerne la fusion de communes), édité par les Archives de l’État de Neuchâtel (2013), quelques recommandations ont été mises en avant : « Lors de la fusion de communes, il est nécessaire de prévoir le transfert des dossiers administratifs et des archives au même titre que les ressources humaines, financières et matérielles. […] Il est donc recommandé que dans la convention de fusion, la prise en compte et le transfert des archives communales soient spécifiés. L’objectif est d’une part de permettre à la nouvelle commune de disposer des dossiers dont elle a besoin pour démarrer ses activités, et d’autre part, d’éviter à tout prix le mélange des archives des anciennes communes ou leur abandon. La fusion est également l’occasion de revoir la gestion des archives et de mettre en place ou d’améliorer l’organisation de l’archivage. »
Quatre points sont abordés :
Dans le canton de Vaud, les Archives cantonales vaudoises ont également publié des instructions en cas de fusion pour faciliter la transition ( on trouve ces infromations au sein de l’une des formation continue proposée et dans le Guide pratique de gestion des archives communales. En voici les éléments principaux :
Enfin, selon notre expérience, il apparaît très précieux que, lors des préparatifs en vue du démarrage de la nouvelle commune, des forces suffisantes soient attribuées à l’élaboration d’un nouveau plan de classement des documents (avec durées de conservation liées) , ainsi que la mise au point de règles et de manuels de gestion de ces derniers. Cela garantit de partir sur de bonnes bases et par là d’économiser du temps et de l’argent.
Ces quelques conseils et ressources pour la future commune de l’Entre-deux-Lacs sont bien entendu valables pour d’éventuelles autres fusions qui se produiraient dans un avenir proche.
À l’occasion de la Journée internationale des Archives (#IAD15) du 9 juin 2015, le SIAr a ouvert un compte sur notrehistoire.ch, la plate-forme participative dédiée au partage de contenus audiovisuels issus de fonds familiaux et institutionnels de Suisse romande.
Le profil du SIAr sur notrehistoire.ch
Nous y posterons des images librement consultables que nous trouverons au gré de nos travaux dans les fonds d’archives des communes du SIAr. Pour lancer notre compte, nous y avons publié quelques photographies de classes des écoles de Dombresson (archives de la Commune de Val-de-Ruz) de la première partie du XXe siècle.
Les documents partagés sur notrehistoire.ch sont accessibles à chaque internaute. Toutefois, comme notrehistoire.ch est aussi un réseau social, chacun peut y ouvrir un compte afin de partager ses propres images et échanger autour de groupes d’intérêt liés à des personnalités, des lieux, des événements et des faits de la vie quotidienne (par exemple les écoles).
Afin que les archives du SIAr vous appartiennent pleinement, rejoignez-nous sur notrehistoire.ch pour enrichir ensemble la mémoire (audiovisuelle) neuchâteloise !
Vous pourrez également retrouver ces photographies et une demi douzaine d’autres, ainsi que des plans, une maquette du village et bien d’autres aspects (concernant notamment la foire, les commerces, le temple, les anciens noms de familles, les lieux-dits, …) développés par les enfants des classes de Dombresson et Villiers à l’occasion d’une exposition, ouverte au public, au Collège de Dombresson, du 29 juin au 2 juillet 2015.
