À l’occasion de la semaine des archives en juin 2022, nous avons préparé une présentation en images des activités des archivistes du SIAr dans les communes neuchâteloises.
La profession d’archiviste: au cœur de l’information!
Archives de catégorie : Communes
La Commune du Landeron adhère au SIAr
La Commune du Landeron (4 642 hab. en 2020, région Littoral) a rejoint la Convention en janvier 2023.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle seront dans le domaine de la gestion documentaire avec la conception d’un plan d’archivage sur la base de ce que nous avons élaboré dans les autres communes du canton.
Nous lui souhaitons la bienvenue à la Commune du Landeron !
Le centre scolaire CESCOLE adhère au SIAr
Pour la première fois, un syndicat intercommunal adhère en tant que tel à la Convention pour un service intercommunal d’archivage (SIAr).
CESCOLE est un centre scolaire situé sur le littoral neuchâtelois et géré par les communes de Milvignes, Cortaillod, Boudry et Rochefort (dont trois sont membres du SIAr). Comme les communes et les autres organismes intercommunaux, CESCOLE est soumis aux exigences légales en matière d’archivage.
Les premiers travaux d’archivage ont consisté à faire du tri dans les dépôts d’archives en particulier pour les anciennes épreuves cantonales : la grande partie des documents a pu être éliminée avec l’accord des Archives de l’État de Neuchâtel, l’échantillon a été versé au Canton qui se charge de l’archivage de ces documents.
Nous sommes heureuxes qu’un organisme intercommunal rejoigne la Convention.
Les archives de La Grande Béroche à l’honneur
Article dans Littoral Région (ouest neuchâtelois) du 02.12.2022
Les archivistes vous invitent aux archives le 11 juin 2022
En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.
À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :
- Matin (10h-12h, rue du Sentier 15A) – Découverte des dessous du Collège des Vernes à Colombier : visite guidée du collège et présentation du dépôt des archives communales.
- Après-midi (13h30-16h30, rue Haute 20) – Atelier d’initiation à l’encyclopédie Wikipédia pour mettre en valeur la patrimoine neuchâtelois (voir programme de l’atelier).
Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.
Colombier avant/après…
Les images d’archives que la Commune de Milvignes a numérisées et téléversées dans Wikimedia Commons sont à nouveau mises en valeur dans ArcInfo : «Les allées salvatrices de Colombier» (accès payant à l’article).
Des archivistes «super-contributrices» à Wikipédia!
Nom de code : WikiNeocomensia. C’est le projet décrit par Pascal Hofer dans son article «Des Neuchâteloises s’activent pour enrichir Wikipédia» (ArcInfo du 31 mars).
Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.
Photo : ArcInfo
Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»
Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !
On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.
Là-haut sur la colline, Enges
Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).
En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.
La Ville du Locle adhère au SIAr
En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.
L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.
Nous souhaitons la bienvenue au Locle !
Prérogatives des communes neuchâteloises
Peu avant les élections communales du 25 octobre 2020, la presse régionale ArcInfo a consacré un dossier thématique sur les problématiques communales, notamment des articles sur les fusions de communes et un article sur la marge de manœuvre des communes neuchâteloises (article de Daniel Droz du 17 octobre 2020), thématique peu documentée.
Ainsi, de plus en plus de domaines comme la police, les écoles ou le social sont maintenant pilotés par le Canton en collaboration avec les communes, tandis que d’autres domaines comme l’aménagement du territoire, la mobilité, l’accueil de la population, le soutien aux sociétés et entreprises locales, la culture et les sports restent prioritairement gérés par les communes. Ces prérogatives se reflètent bien évidemment dans les activités à organiser en matière de gestion documentaire et dans les dossiers que l’on retrouve dans les archives communales (voir les guides de recherche en archives).
L’histoire et le fonctionnement des institutions communales neuchâteloises (également la question de la coopération intercommunale) mériteraient à notre avis d’être documentés et développés dans de futures recherches.
« Que nous racontent les rues de Milvignes ? » – une histoire des noms de rues documentée aussi par les archives
Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).
Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.
Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)
Une partie des archives de Milvignes à l’honneur dans ArcInfo
« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).
Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.
Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).
Une plateforme pour accéder aux archives numériques
Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.
Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :
- valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
- préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
- préservation de données extraites d’une application métier.
Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.
Règlement type pour les archives communales
La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.
Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.
Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.
L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.
Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux
L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.
Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?
Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.
La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr
La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.
Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !
La Commune de Saint-Blaise adhère au SIAr
La Commune de Saint-Blaise (environ 3’000 habitants) rejoint la Convention en 2018.
Le SIAr commencera ses travaux par du traitement des archives papier (tri, inventaire, réorganisation du dépôt), puis soutiendra la Commune dans la gestion de ses dossiers courants et la mise en valeur de ses archives.
Nous lui souhaitons la bienvenue !
La Commune de La Grande Béroche adhère au SIAr
La Commune de La Grande Béroche (environ 9’000 habitants), née au 1er janvier 2018 de la fusion de six communes (Bevaix, Gorgier, Saint-Aubin-Sauges, Fresens, Montalchez et Vaumarcus-Vernéaz), rejoint en 2018 la Convention. Nous lui souhaitons la bienvenue !
L’ancienne commune de Saint-Aubin-Sauges avait bénéficié des services du SIAr depuis 2010.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour La Grande Béroche seront dans le domaine de la gestion de l’information (conception d’un plan d’archivage fonctionnel pour l’ensemble de la production documentaire de la commune) et de la rationalisation des dépôts de conservation.
Archives communales de Val-de-Ruz: nouveau guide de recherche
Suite à la publication en ligne d’une partie des inventaires des anciennes communes de Val-de-Ruz, un nouveau guide de recherche a été rédigé. Ce dernier permet de guider tout un chacun parmi les 7’000 notices publiées à ce jour.
Journée suisse et internationale des archives (9 juin 2017)
Le Service intercommunal d’archivage participera à la Journée suisse et internationale des archives du 9 juin prochain, en inaugurant la publication en ligne et en accès libre de plusieurs inventaires d’archives de communes neuchâteloises dont il s’occupe.
Journée suisse et internationale des archives
Le 9 juin est la date retenue comme Journée internationale des archives depuis 2008. Cette date fait référence à la création du Conseil international des archives, le 9 juin 1948. La Journée suisse des archives se fête quant à elle tous les cinq ans et coïncide cette année pour la première fois avec la date de celle internationale.
Publication en ligne
La publication des inventaires d’archives définitives se fera, dès le 9 juin, par le biais du portail docuteam webgate. Les communes dont des inventaires seront publiés seront les suivantes : Corcelles-Cormondrèche, Cornaux et Val-de-Ruz.
Les inventaires publiés ne présenteront que des descriptions. Aucune image n’est associée à ces descriptions. Les inventaires resteront accessibles après le 9 juin. La consultation de documents se fait sur demande et sur place.
Hashtag international de la Journée : #IAD17
Site internet de la Journée suisse des archives : vsa-aas.ch
Voir aussi : le communiqué de presse du SIAr