Une jolie surprise attendait nos archivistes lors de notre venue en septembre à La Côte-aux-Fées. Un sac contenant plusieurs parchemins et actes anciens a été donné à la Commune. À première vue, ces documents concernent notamment des personnes de la famille Nerdenet.
Le fonds a pour le moment été mis dans 3 boîtes A4, ainsi que dans du papier non-acide, en attendant son traitement.
Nous espérons que ces documents puissent être consultés et exploités prochainement par le public.
Jeudi 4 mai 2023, Gilliane Kern a été invitée par le groupe des archivistes des communes genevoises afin de présenter le système mutualisé de soutien professionnel pour la gestion de l’information et des archives dans les petites et moyennes communes neuchâteloises.
Cliquer sur l’image pour accéder au support de la présentation.
Cette présentation n’a alors pas manqué de faire réagir l’ensemble des personnes présentes. En effet, après une introduction à l’environnement externe et interne des communes neuchâteloises et au fonctionnement du Service intercommunal d’archivage (SIAr), une discussion particulièrement vive et riche a débouché sur le constat que la situation actuelle où seulement 10 des 40 communes genevoises disposent d’un·e archiviste constituait un risque important pour la conservation optimale du patrimoine documentaire et archivistique régional.
Soucieux de proposer des solutions, les spécialistes présent·e·s sont arrivé·e·s aux conclusions suivantes :
Les communes doivent impérativement avoir du personnel professionnel formé pour la gestion de l’information et des archives, notamment dans le cadre de la dématérialisation de l’administration (lors de projets de gestion électronique des documents par exemple).
Elles doivent se donner les moyens et ne plus sous-évaluer ces postes afin de les conserver sur le long terme.
Elles doivent alors songer à partager les coûts en recrutant collectivement un·e archiviste selon leurs besoins.
Elles peuvent également recourir à des archivistes externes en cas de projets extraordinaires.
Il a également été établi que les Archives d’État constituent un soutien non négligeable pour les archivistes des communes et que leur voix est largement écoutée par les organes dirigeants de ces dernières.
Nous remercions Fiona Rhême (archiviste communale de Chêne-Bougeries, Vandœuvres et Gy) pour l’invitation et l’organisation de cette présentation et nous réjouissons de connaître les suites de cette discussion.
À l’occasion de la semaine des archives en juin 2022, nous avons préparé une présentation en images des activités des archivistes du SIAr dans les communes neuchâteloises.
Cliquer sur l’image pour accéder à la présentation.
Nouveau bâtiment administratif du Landeron (Sandale18, CC BY-SA 4.0 via Wikimedia Commons)
La Commune du Landeron (4 642 hab. en 2020, région Littoral) a rejoint la Convention en janvier 2023.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour elle seront dans le domaine de la gestion documentaire avec la conception d’un plan d’archivage sur la base de ce que nous avons élaboré dans les autres communes du canton.
Exemple de plan d’archivage qui sera conçu avec Le Landeron (outil utilisé : Archiclass)
Nous lui souhaitons la bienvenue à la Commune du Landeron !
Pour la première fois, un syndicat intercommunal adhère en tant que tel à la Convention pour un service intercommunal d’archivage (SIAr).
CESCOLE est un centre scolaire situé sur le littoral neuchâtelois et géré par les communes de Milvignes, Cortaillod, Boudry et Rochefort (dont trois sont membres du SIAr). Comme les communes et les autres organismes intercommunaux, CESCOLE est soumis aux exigences légales en matière d’archivage.
Hall d’entrée du centre scolaire secondaire de Colombier, projet de Jean-Pierre Horni, réalisation en collaboration d’Alfred Habegger (OPAN, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons)
Les premiers travaux d’archivage ont consisté à faire du tri dans les dépôts d’archives en particulier pour les anciennes épreuves cantonales : la grande partie des documents a pu être éliminée avec l’accord des Archives de l’État de Neuchâtel, l’échantillon a été versé au Canton qui se charge de l’archivage de ces documents.
Nous sommes heureuxes qu’un organisme intercommunal rejoigne la Convention.
Dépôt d’archives avant le triÉpreuves cantonales proposées à l’éliminationÉchantillon d’épreuves cantonales à verser aux AEN
En cette année de commémorations autour du centenaire de l’Association des archivistes suisses (AAS) et à l’occasion de la Semaine internationale des archives 2022 (du 6 au 11 juin), le Service intercommunal d’archivage a décidé de montrer au public les différents travaux d’archivage que nous faisons dans les communes neuchâteloises et donner des idées comment mettre en valeur le patrimoine neuchâtelois.
À cette occasion, la Commune de Milvignes vous invite samedi 11 juin à Colombier à une journée en deux parties :
Matin (10h-12h, rue du Sentier 15A) – Découverte des dessous du Collège des Vernes à Colombier : visite guidée du collège et présentation du dépôt des archives communales.
Après-midi (13h30-16h30, rue Haute 20) – Atelier d’initiation à l’encyclopédie Wikipédia pour mettre en valeur la patrimoine neuchâtelois (voir programme de l’atelier).
Une garderie est prévue pour les enfants l’après-midi. Inscription en écrivant à milvignes.communication@ne.ch.
Les images d’archives que la Commune de Milvignes a numérisées et téléversées dans Wikimedia Commons sont à nouveau mises en valeur dans ArcInfo : «Les allées salvatrices de Colombier» (accès payant à l’article).
Depuis 2018, des archivistes, historiennes, archéologues neuchâteloises s’activent pour documenter le patrimoine neuchâtelois (patrimoine bâti, art, personnalités, histoire, etc.) dans les différents projets Wikimedia : l’encyclopédie en ligne Wikipédia, la médiathèque Wikimedia Commons et la base de données multilingue Wikidata.
Photo : ArcInfo
Parmi ces «super-contributrices» figure notre collègue Gilliane Kern avec son motto : «Il s’agit à la fois d’optimiser le travail des archivistes et de faciliter le partage de leurs connaissances afin de rendre ce savoir disponible au plus grand monde.»
Merci à Pascal Hofer d’avoir mis en valeur ce projet né un beau jour d’été sur un coup de tête, merci à Amandine Cabrio de l’avoir porté dès le début d’une main de maîtresse et merci à Flor Méchain pour son soutien wikimédien inconditionnel !
On se retrouve lors de la Semaine internationale des archives du 6 au 11 juin en cette année du centenaire de l’Association des archivistes suisses. Nous avons notamment prévu d’organiser un atelier Wikipédia/Wikimedia Commons à Colombier avec les Archives de la Commune de Milvignes.
Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).
En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.
En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.
L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.
Peu avant les élections communales du 25 octobre 2020, la presse régionale ArcInfo a consacré un dossier thématique sur les problématiques communales, notamment des articles sur les fusions de communes et un article sur la marge de manœuvre des communes neuchâteloises (article de Daniel Droz du 17 octobre 2020), thématique peu documentée.
Ainsi, de plus en plus de domaines comme la police, les écoles ou le social sont maintenant pilotés par le Canton en collaboration avec les communes, tandis que d’autres domaines comme l’aménagement du territoire, la mobilité, l’accueil de la population, le soutien aux sociétés et entreprises locales, la culture et les sports restent prioritairement gérés par les communes. Ces prérogatives se reflètent bien évidemment dans les activités à organiser en matière de gestion documentaire et dans les dossiers que l’on retrouve dans les archives communales (voir les guides de recherche en archives).
L’histoire et le fonctionnement des institutions communales neuchâteloises (également la question de la coopération intercommunale) mériteraient à notre avis d’être documentés et développés dans de futures recherches.
Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).
Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.
Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.
Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).
Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.
Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate
Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :
valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate
Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.
Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.
Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.
L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.
L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.
Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?
Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.
La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.
Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.
Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).
Le SIAr commencera ses travaux par du traitement des archives papier (tri, inventaire, réorganisation du dépôt), puis soutiendra la Commune dans la gestion de ses dossiers courants et la mise en valeur de ses archives.
La Commune de La Grande Béroche (environ 9’000 habitants), née au 1er janvier 2018 de la fusion de six communes (Bevaix, Gorgier, Saint-Aubin-Sauges, Fresens, Montalchez et Vaumarcus-Vernéaz), rejoint en 2018 la Convention. Nous lui souhaitons la bienvenue !
L’ancienne commune de Saint-Aubin-Sauges avait bénéficié des services du SIAr depuis 2010.
Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour La Grande Béroche seront dans le domaine de la gestion de l’information (conception d’un plan d’archivage fonctionnel pour l’ensemble de la production documentaire de la commune) et de la rationalisation des dépôts de conservation.