Vos archivistes vous souhaitent de bonnes fêtes 2022 !

Nous nous réjouissons de vous revoir pour une nouvelle année pleine de défis !

Là-haut sur la colline, Enges

Dans son supplément «Votre habitat» d’automne 2021, ArcInfo a consacré un article au village d’Enges avec des illustrations du passé, leurs équivalents dans le présent, le tout accomapgné des souvenirs de l’Engeois Philippe Aubert et de son épouse Jocelyne (pp. 30-33).

En l’absence d’images anciennes de qualité dans les archives communales, nous avons pu mettre la journaliste Marika Debély en relation avec un collectionneur privé, Gaspard de Marval, et nous avons ainsi pu découvrir ces superbes photographies anciennes du village qui ont pu être utilisées pour documenter le passé de ce petit village.

De l’archivage des applications métier – Réflexions au sein du SIAr

Le 29 octobre 2021 a eu lieu à Zoug une table ronde sur «Les données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales» dans le cadre du groupe de travail «Archives communales» de l’Association des archivistes suisses.

Dans ce cadre docuteam a présenté les réflexions que nous menons au sein du Service intercommunal d’archivage (SIAr) dans le canton de Neuchâtel:

  • Les applications sont mises à disposition par différents organismes qui ne sont pas gérés par les communes (Confédération, Canton, service informatique des communes, autre): Qui est responsable de la bonne conservation de ces données et qui est chargé de leur archivage?
  • Les archivistes doivent identifier quelles sont les applications utilisées dans les communes: Lesquels de ces programmes ont des données à conserver de manière probante et/ou pérenne? Comment extraire ces données pour les détruire ou les archiver conformément au cadre légal?
  • Que faire concrètement lorsqu’une application comptable qui contient des données à valeur archivistique est arrêtée par le service informatique des communes (retour d’expérience avec l’application SAINet qui produisait les grands livres d’une commune)?

Cette thématique étroitement liée à l’évaluation archivistique et à l’archivage électronique n’en n’a pas fini d’être débattue au sein des institutions suisses.

Un logo pour le SIAr

À l’occasion de la publication en ligne des rapports d’activité du SIAr, les communes membres ont décidé d’utiliser un logo spécifique pour représenter nos travaux. Ce logo évoque la diversité et la richesse des communes membres.

Les rapports d’activité sont accessibles à cette page depuis 2015.

La Ville du Locle adhère au SIAr

En 2021, le Service intercommunal d’archivage a le plaisir de monter dans le haut du canton de Neuchâtel avec l’adhésion de la Ville du Locle qui a rejoint la Convention. Depuis le 1er janvier 2021, la «Mère Commune» est une nouvelle entité comprenant les deux anciennes communes du Locle et des Brenets.

L’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

La Commune souhaite aussi profiter de la plateforme d’archivage utilisée dans les autres communes membres du SIAr pour la publication des inventaires d’archives et la diffusion d’archives numériques.

Nous souhaitons la bienvenue au Locle !

Prérogatives des communes neuchâteloises

Peu avant les élections communales du 25 octobre 2020, la presse régionale ArcInfo a consacré un dossier thématique sur les problématiques communales, notamment des articles sur les fusions de communes et un article sur la marge de manœuvre des communes neuchâteloises (article de Daniel Droz du 17 octobre 2020), thématique peu documentée.

Ainsi, de plus en plus de domaines comme la police, les écoles ou le social sont maintenant pilotés par le Canton en collaboration avec les communes, tandis que d’autres domaines comme l’aménagement du territoire, la mobilité, l’accueil de la population, le soutien aux sociétés et entreprises locales, la culture et les sports restent prioritairement gérés par les communes. Ces prérogatives se reflètent bien évidemment dans les activités à organiser en matière de gestion documentaire et dans les dossiers que l’on retrouve dans les archives communales (voir les guides de recherche en archives).

L’histoire et le fonctionnement des institutions communales neuchâteloises (également la question de la coopération intercommunale) mériteraient à notre avis d’être documentés et développés dans de futures recherches.

« Que nous racontent les rues de Milvignes ? » – une histoire des noms de rues documentée aussi par les archives

Deux habitants de Milvignes – Frédéric Laurent et Thomas Karlen – nous racontent une histoire des noms de rues d’Auvernier, Bôle et Colombier dans une exposition-découverte au Temple de Bôle (du 18 au 21 septembre 2020).

Certains des mystères toponymiques ont pu être résolus grâce aux dossiers d’archives de Milvignes. Nous espérons que cette recherche aura une suite et que les résultats pourront être publiés à l’avenir.

Lire l’article de Jacques Laurent, «59 éclaircissements et un mystère» dans Littoral Région no 4693 du 11 septembre 2020 (p. 4)

Une partie des archives de Milvignes à l’honneur dans ArcInfo

« Le passé de Bôle, Auvernier et Colombier en images » (ArcInfo, 09.09.2020).

Suite à un travail de numérisation et d’inventaire d’anciennes photographies en 2019, la Commune de Milvignes a décidé de valoriser ces images des trois villages en en utilisant une partie pour illustrer son calendrier 2020 et en a profité de publier l’ensemble (sans droits d’auteur) sur la plateforme Wikimedia Commons (qui sert notamment à illustrer l’encyclopédie collaborative Wikipédia) pour que tout en chacun puisse les utiliser librement.

Dans la foulée, les archivistes de Milvignes ont archivé ces images numériques dans la nouvelle plateforme d’archivage électronique utilisée par le Service intercommunal d’archivage (docuteam cosmos) et a publié en ligne son inventaire d’archives (milvignes.docuteam.ch).

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Photographies nées numériques auparavant stockées sur un CD-R et versées dans docuteam cosmos pour leur préservation, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.
Tirages photographiques numérisés comme copies de sécurité et de diffusion, accessible depuis l’inventaire d’archives en ligne docuteam webgate

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Règlement type pour les archives communales

La Commune de Val-de-Ruz a publié son règlement d’utilisation des archives communales.

Élaboré avec la collaboration du Service intercommunal d’archivage (SIAr), ce règlement a été approuvé par l’Office des archives de l’État (OAEN) et le PPDT-JUNE.

Chaque commune qui souhaite se doter d’un tel document peut le retranscrire selon son visuel et son organisation (règlement type d’utilisation des archives communales), puis le faire adopter par le Conseil communal et le publier dans son recueil systématique.

L’existence d’un tel règlement validé par la commune sera généralement précisé dans les conditions d’accès (champs 4.1) et les conditions de reproduction (champs 4.2) des inventaires d’archives et dans les sites web des communes.

Guides de recherche

Nous mettons à disposition du public quelques guides de recherche pour aider à comprendre comment fonctionnent les communes neuchâteloises : anciennes communautés (corporations et autres), municipalités, communes actuelles et groupements intercommunaux.

On trouvera en particulier un guide pour retrouver des personnes liées à une commune et un autre guide pour retrouver des informations sur des bâtiments, monuments et autres sites sur territoire communal. Toute suggestion nouvelle est bienvenue.

Ces guides sont vus comme généralistes pour expliquer aux chercheurs et chercheuses ce qu’on peut trouver dans les archives communales, et ce qu’on n’y trouvera pas, avant de commencer à consulter les inventaires des archives de chaque commune.

Le SIAr s’investit dans les problématiques des systèmes d’information communaux

L’Association des archivistes suisses réfléchit à la thématique des données communales dans les applications spécialisées cantonales et nationales.

Le sujet est plus que bienvenu à une époque où les systèmes d’information mettent en commun des données de différentes entités, mélangeant allègrement les cartes de la provenance de l’information et de la responsabilité de sa conservation. Comment archiver des systèmes dont la gestion échappe aux autorités qui créent les données ?

Confronté à cette question dans le Canton de Neuchâtel, le SIAr est depuis longtemps en réflexion sur le sujet et se réjouit que la discussion ait lieu à présent au niveau national pour trouver des solutions à proposer à ses membres sur l’épineuse question des applications métiers.

Le SIAr dans Wikipédia et Cie

À l’occasion de la Semaine internationale des archives 2019 (#IAW19) qui a eu lieu du 3 au 9 juin, l’Association des archivistes suisses (AAS) et Wikimedia CH ont profité de lancer un appel à améliorer la présence des archives suisses sur Wikipédia, Wikimedia Commons et Wikidata.

Le Service intercommunal d’archivage a profité de contribuer à cette semaine sur deux fronts.

D’une part le SIAr a expliqué son fonctionnement dans une page de l’encyclopédie Wikipédia en français, a téléchargé quelques images des dépôts dans Wikimedia Commons et a complété la base de données Wikidata avec les données à disposition sur le SIAr lui-même et sur les communes membres (en complétant notamment les informations sur les fusions des communes membres, et qui archivait quoi avec un lien vers nos inventaires d’archives en ligne) (visualiser ce travail avec l’outil Reasonator). Cette démarche a pour but de partager le résultat de nos travaux avec la communauté internationale et de rendre le SIAr plus visible dans l’environnement archivistique suisse et neuchâtelois.

Map Swiss Archives

Par ailleurs, le SIAr a essayé d’utiliser les données entrées dans les éléments Wikidata pour notamment localiser les communes membres (et ex-membres) sur son site web (voir ici) et créer un tableau des groupements intercommunaux neuchâtelois dont nous avons connaissance et la commune qui se charge de les archives (essais ici).

La Commune de Val-de-Travers adhère au SIAr

La Commune de Val-de-Travers (10’668 habitants au 31 décembre 2018), née le 1er janvier 2009 de la fusion de neuf anciennes communes (Boveresse, Buttes, Couvet, Fleurier, Les Bayards, Môtiers, Noiraigue, Saint-Sulpice et Travers), a rejoint la Convention en 2019.

Comme la Commune dispose déjà de son propre service d’archives, l’équipe du SIAr interviendra en soutien des travaux de l’archiviste communale.

Dans un premier temps, la Commune souhaite être accompagnée par le SIAr pour la conception et la mise en œuvre d’un plan d’archivage pour l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs de l’administration communale, en vue de l’implémentation d’un système de gestion électronique des documents (GED).

Nous souhaitons la bienvenue à Val-de-Travers !

10 ans – rétrospective et perspective

Cela fait 10 ans, bientôt, que la Convention intercommunale relative à la constitution d’un poste d’archiviste intercommunal a vu le jour. Fédérant au début les ressources de 3 communes (Chézard-Saint-Martin, Corcelles-Cormondrèche et Cortaillod), elle est devenue en 2012 le Service intercommunal d’archivage (SIAr) que nous connaissons et regroupe 12 communes en 2018, dont un tiers sont des communes récemment fusionnées.

Pour en savoir plus, lire le rapport : Service intercommunal d’archivage (SIAr) 10 ans – rétrospective et perspective

Un grand merci à toutes les communes qui ont pris part à cette aventure archivistique inédite.

La Commune de Saint-Blaise adhère au SIAr

La Commune de Saint-Blaise (environ 3’000 habitants) rejoint la Convention en 2018.

Le SIAr commencera ses travaux par du traitement des archives papier (tri, inventaire, réorganisation du dépôt), puis soutiendra la Commune dans la gestion de ses dossiers courants et la mise en valeur de ses archives.

Nous lui souhaitons la bienvenue !

La Commune de La Grande Béroche adhère au SIAr

La Commune de La Grande Béroche (environ 9’000 habitants), née au 1er janvier 2018 de la fusion de six communes (Bevaix, Gorgier, Saint-Aubin-Sauges, Fresens, Montalchez et Vaumarcus-Vernéaz), rejoint en 2018 la Convention. Nous lui souhaitons la bienvenue !

L’ancienne commune de Saint-Aubin-Sauges avait bénéficié des services du SIAr depuis 2010.

Les premiers travaux que le SIAr entreprendra pour La Grande Béroche seront dans le domaine de la gestion de l’information (conception d’un plan d’archivage fonctionnel pour l’ensemble de la production documentaire de la commune) et de la rationalisation des dépôts de conservation.

Archives communales de Val-de-Ruz: nouveau guide de recherche

Suite à la publication en ligne d’une partie des inventaires des anciennes communes de Val-de-Ruz, un nouveau guide de recherche a été rédigé. Ce dernier permet de guider tout un chacun parmi les 7’000 notices publiées à ce jour.

Journée suisse et internationale des archives (9 juin 2017)

IAD17-02

Le Service intercommunal d’archivage participera à la Journée suisse et internationale des archives du 9 juin prochain, en inaugurant la publication en ligne et en accès libre de plusieurs inventaires d’archives de communes neuchâteloises dont il s’occupe.

Journée suisse et internationale des archives

Le 9 juin est la date retenue comme Journée internationale des archives depuis 2008. Cette date fait référence à la création du Conseil international des archives, le 9 juin 1948. La Journée suisse des archives se fête quant à elle tous les cinq ans et coïncide cette année pour la première fois avec la date de celle internationale.

Publication en ligne

La publication des inventaires d’archives définitives se fera, dès le 9 juin, par le biais du portail docuteam webgate. Les communes dont des inventaires seront publiés seront les suivantes : Corcelles-Cormondrèche, Cornaux et Val-de-Ruz.
Les inventaires publiés ne présenteront que des descriptions. Aucune image n’est associée à ces descriptions. Les inventaires resteront accessibles après le 9 juin. La consultation de documents se fait sur demande et sur place.

Hashtag international de la Journée : #IAD17
Site internet de la Journée suisse des archives : vsa-aas.ch
Voir aussi : le communiqué de presse du SIAr

Ouverture du carnet de recherche du SIAr

Le SIAr vient d’ouvrir officiellement son carnet de recherche : siar.hypotheses.org

Cet espace vise à donner une visibilité à nos travaux. Les réflexions qui y trouvent s’adressent plus aux archivistes que celles publiées sur notre site web comme en témoigne l’article publié hier intitulé “De l’intérêt de la cotation multiple en archivistique“.

Il s’agit d’un espace important pour renseigner les options que nous prenons au jour le jour dans nos travaux et pour les soumettre à la discussion au sein de notre communauté professionnelle.
N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques.