Archives de catégorie : Conservation/Sinistre

Une plateforme pour accéder aux archives numériques

Depuis le début de l’année 2020, les communes membres du SIAr disposent de la solution docuteam cosmos pour préserver des objets numériques transférés aux archives. Cette solution s’insère dans la plateforme docuteam webgate qui permet d’accéder aux inventaires d’archives des différentes communes.

Nous utilisons cette plateforme d’archivage d’objets numériques dans trois cas de figure :

  • valorisation d’anciennes photographies que nous avons numérisées et copie de sauvegarde,
  • préservation et mise à disposition de photographies nées numériques (par exemple stockées auparavant dans un CD-R),
  • préservation de données extraites d’une application métier.

Pour accéder à ces documents numériques, il suffit d’aller dans les inventaires en ligne de la commune de votre choix : docuteam webgate. Seuls sont accessibles au public les documents dont le délai de protection est échu. Les autres documents numériques restent en accès restreint pour chaque administration. Nous ajouterons des objets numériques au fur et à mesure des travaux d’archivage.

Comment réagir face à une inondation dans un local d’archives ?

La solution « séchage maison » s’est imposée à nous la semaine dernière à l’occasion d’un dégât d’eau dans un local du Val-de-Ruz. Heureusement, seules les fourres vides conservées dans des cartons par terre ont subi de légers dommages ; les archives, posées plus en hauteur sur les étagères, n’ont pas pris l’eau.

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Il faut savoir que les inondations ou une humidité trop élevée sont souvent des risques plus fréquents que l’incendie pour la bonne conservation des archives. Ainsi, il est important de surveiller les locaux dans lesquels des documents sont conservés et, en cas de sinistre, d’activer au plus vite des mesures d’urgence.

Le sinistre intervenu au Val-de-Ruz nous conforte dans la conception du plan d’urgence que nous sommes en train de préparer pour les communes du SIAr. Un plan d’urgence est un document qui comprend les risques et des mesures de prévention (contrôle des conditions de conservation et de la sécurité), des mesures d’intervention en cas de sinistre (alarme, coordonnées des intervenants à appeler en cas de sinistre : pompiers, restaurateurs de documents, entreprises de nettoyage, locaux frigorifiques, etc., archives à sauver en priorité, assurances, etc.) et des mesures de restauration après la catastrophe. Des plans d’urgence très détaillés ont été élaborés dans le Canton de Vaud par COSADOCA.

Alors, comment réagir en cas d’inondation ? Idéalement, les archives papier mouillées devraient être congelées au plus vite afin d‘éviter que des moisissures ne s’y développent, et séchées ensuite par lyophilisation. Dans le cas du sinistre au Val-de-Ruz, vu qu’il ne s’agissait pas d’archives, le séchage maison du matériel mouillé nous suffisait.