Législation et règlementation

­­­­­­Selon l’organisation institutionnelle de la Suisse, la gestion de l’information dans les institutions publiques et parapubliques est soumises à des règles spécifiques à chacun des niveaux :

International

Confédération suisse

Quelques textes législatifs qui ont un impact sur la gestion documentaire des communes en Suisse :

  • Code des obligations (CO)
  • Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
  • Loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique (Loi sur la signature électronique, SCSE)
  • Ordonnance sur l’état civil (OEC)
  • Loi fédérale sur l’archivage (LAr) – ne s’applique que très peu aux archives communales

Canton de Neuchâtel

De manière générale, pour les communes, on se référera aux recommandations fournies par l’Office des archives de l’État (voir page « Pour les communes« ).

Loi sur les communes (LCo) ­du 21 décembre 1964

art 39 :

  1. Toute commune est tenue d’avoir un local sûr, sec et à l’abri du feu, pour y déposer ses archives.
  2. Le Conseil communal assure leur conservation et leur classement sous la surveillance du département chargé de l’application de la loi sur les archives de l’Etat, du 9 octobre 1989, à savoir les Archives de l’Etat, qui jouent un rôle de conseil et de contrôle.

No 171.1 dans le Recueil systématique de la législation neuchâteloise (RSN)

Convention intercantonale relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons du Jura et de Neuchâtel (CPDT-JUNE) du 9 mai 2012

Cette convention remplace la loi sur la transparence des activités étatiques (LTAE) du 28 juin 2006 et celle sur la protection des données (LCPD) du 30 septembre 2008.

No 150.30 dans le Recueil systématique de la législation neuchâteloise (RSN)

Loi sur l’archivage (LArch) du 22 février 2011

­Entrée en vigueur au 1er janvier 2012, la LArch règle l’archivage des documents produits ou reçus dans le cadre de l’accomplissement des tâches publiques.

Consulter le ­rapport d’accompagnement de la LArch

No 442.20 dans le Recueil systématique de la législation neuchâteloise (RSN)

Le règlement d’exécution est entré en vigueur au 1er juillet 2013 et spécifie le contenu de la loi.

Loi sur l’harmonisation et la coordination des prestations sociales (LHaCoPS) du 23 février 2005

No 831.4 dans le Recueil systématique de la législation neuchâteloise (RSN)

Selon le règlement d’exécution du 18 décembre 2013, la destruction des originaux papier des dossiers de prestations sociales est autorisée après GEDification (selon Directive SASO/ACCORD n°3 2015).

Communal

Chaque commune dans le canton de Neuchâtel est tenue par la LArch de mettre en place des principes d’organisation de l’archivage (ex : règlement, directives, manuels).